Protocolo de Documentos Movimentos
Gerenciar Protocolo
Quando o documento/correspondência der entrada no setor, para qual foi encaminhado, será necessário o usuário acessar a rotina “Gerenciar Protocolos” para poder receber o documento.
Além de receber o documento é possível gerenciar o mesmo (pesquisar, baixar, encaminhar para outro setor, imprimir o comprovante de recebimento, anexar documentos, criar e verificar acompanhamentos). Também é possível pesquisar todos os protocolos existentes, independente da sua situação.
A tela de filtros foi disponibilizada para auxiliar no recebimento dos documentos protocolados para o setor em questão. O setor de destino será preenchido automaticamente pelo sistema, com o setor informado no cadastro de empresa do colaborador.
Os campos Origem e Situação, após a execução da pesquisa, serão gravados como padrão de tela para o usuário, sendo os valores apresentados a cada execução da pesquisa.
Depois de confirmado os filtros é apresentada a tela com os Protocolos selecionados.
Protocolo: Informe o protocolo que você deseja gerenciar. Tecle zoom (F5) para acessar a pesquisa de protocolos cadastrados.
Origem: Informe a Origem do protocolo que você deseja gerenciar. As opções são as seguintes: Todos, Interno, Recebido ou Expedido.
Situação: Informe a Situação do protocolo que você deseja gerenciar. As opções são as seguintes: Todos, Análise, Baixado, Cancelado, Pendente e Abertos (pendentes + análise).
Setor Origem: Informe o setor de origem do protocolo que você deseja gerenciar.
Setor de Destino: O sistema apresentará como sugestão o setor do usuário logado. Caso necessário pode ser selecionado outro, ou nenhum setor.
Remetente: Informe o remetente referente o protocolo que você deseja gerenciar.
Documento: Informe o documento pertencente ao protocolo que você deseja gerenciar.
Data do Documento: Informe a faixa de data do Documento pertencente ao (s) protocolo (s) que você deseja gerenciar.
Os seguintes campos devem ser disponibilizados para o gerenciamento dos Protocolos:
Encaminhado para:Informe para quem foi encaminhado, o sistema irá buscar todos os documentos encaminhados a um devido usuário.
Ordenação: Permite ordenar os protocolos quanto a data de encaminhamento. As opções disponíveis, Protocolo (ordena pela data de encaminhamento mais recente) e Encaminhado (ordena pela data de encaminhamento mais antiga).
A tela de informações adicionais apresenta as informações do cadastro do Protocolo.
No rodapé da tela são exibidos os seguintes botões:
Botão Receber Por
Qualquer usuário poderá receber o documento/correspondência sem que seja necessário estar logado no sistema, para isso será necessário clicar no botão “Receber Por”. O sistema irá solicitar a identificação do usuário e sua senha no momento do recebimento. Somente os usuários previamente autorizados, no cadastro de parametrizações, poderão realizar este tipo de recebimento.
Botão Receber
Para receber o protocolo desejado primeiramente o usuário deve selecionar ele, para então clicar no botão “Receber”. Ao receber o protocolo o sistema irá registrar a data/hora, o código do usuário que está recebendo o documento, bem como o setor de recebimento. A situação do protocolo passará para “Análise” ou “Pendente”, dependendo do que foi parametrizado.
Botão Baixar
Depois de feita a análise, onde será possível avaliar as providências quanto ao protocolo/documento, caberá ao usuário receptor acessar a tela “Gerenciar Protocolos” e baixar o protocolo/documento ou encaminhar o mesmo a outro setor/usuário. Um documento baixado ou cancelado não poderá ser novamente encaminhado. Deve ser possível baixar um documento com a situação igual a “Pendente”, sendo que ao realizar a baixa será criado um registro de histórico.
Botão Encaminhar
Um documento poderá ser encaminhado a outro setor. Um registro será criado no histórico, contendo quem as informações de quem encaminhou (setor/usuário), para onde foi encaminhado. A situação poderá ser mudada, conforme parametrização. Será possível encaminhar um e-mail para um colaborador, conforme feito no cadastro do protocolo, sendo registrado um acompanhamento com estas informações. Um documento “Pendente” poderá ser encaminhado para outro setor sem que o mesmo seja recebido pelo setor ao qual era destinado. Somente os protocolos com a situação igual a “Análise” e “Pendente” poderão ser encaminhados.
A partir da tela de acompanhamentos será possível criar/pesquisar acompanhamentos, anexar arquivos e encaminhá-los por e-mail, para algum colaborador.
Botão <Arquivos>
É possível acessar a tela de cadastro, onde estão informados os locais de armazenamento dos arquivos referentes ao documento/correspondência protocolado.
A partir da tela de acompanhamentos será possível criar/pesquisar acompanhamentos, anexar arquivos e encaminhá-los por e-mail, para algum colaborador.
Gerenciar Processo
Utilizado para vincular protocolos/documentos a um processo, visualizar o histórico de encaminhamento dos protocolos/documentos, visualizar os sub processos vinculados ao processo, e consultar a situação dos processos.
Processo
Informe o processo que você deseja gerenciar. Tecle F5 para acessar a pesquisa de processos e subprocessos cadastrados.
Setor
Informe o setor responsável do processo que você deseja gerenciar. Tecle F5 para acessar a ‘Pesquisa Organograma’ onde é possível selecionar os setores cadastrados.
Evento
Informe o evento do processo que você deseja gerenciar.
Protocolo
Informe o protocolo que está vinculado no processo que você deseja gerenciar. Tecle F5 para acessar a pesquisa de protocolo
Situação
Informe a Situação do protocolo que você deseja gerenciar. As opções são as seguintes: Todos, Análise, Baixado, Cancelado e Pendente.
Setor Origem
Informe o setor de origem do protocolo que você deseja gerenciar.
Setor de Destino
O sistema apresentará como sugestão o setor do usuário logado. Caso necessário pode ser selecionado outro, ou nenhum setor.
Remetente
Informe o remetente referente o protocolo que você deseja gerenciar. Tecle F5 para acessar a pesquisa no cadastro de Empresas.
Documento
Informe o documento pertencente ao protocolo que você deseja gerenciar.
Data do Documento
Informe a faixa de data do Documento pertencente ao (s) protocolo (s) que você deseja gerenciar.
Botão <Confirmar>
Pressione o botão confirmar para que o sistema demonstre os dados referente a seleção informada nos filtros.
Botão <Protocolo/Documentos>
Para vincular protocolos/documentos a um processo ou subprocesso deve ser acessado o botão “Protocolo/Documentos”, mas primeiramente deve ser selecionado o processo ou subprocesso desejado. A mesma funcionalidade serve para pesquisar os documentos vinculados a um processo ou subprocesso.
Não é possível vincular um protocolo/documento a um processo que esteja com a situação diferente de “Aberto”.
Botão <Acompanhamento>
Neste botão é possível gravar os acompanhamentos e as notificações de pertencentes ao protocolo.
Botão <Arquivos>
Neste botão é possível é possível anexar arquivos e imagens pertencentes ao protocolo.
