PL Gerenciar Protocolo

BPM > Protocolo de Documentos > Movimentos > Gerenciar Protocolo

Quando o documento/correspondência der entrada no setor, para qual foi encaminhado, será necessário o usuário acessar a rotina Gerenciar Protocolos para poder receber o documento.

Além de receber o documento é possível gerenciar o mesmo (pesquisar, baixar, encaminhar para outro setor, imprimir o comprovante de recebimento, anexar documentos, criar e verificar acompanhamentos). Também é possível pesquisar todos os protocolos existentes, independente da sua situação.

Digitando os campos nos filtros (parte superior da tela) e confirmando, o sistema irá listar abaixo todos os protocolos que atendam os filtros, possibilitando alterações conforme setor do usuário e situação do documento.

Filtros

Os filtros foram disponibilizados para auxiliar no recebimento dos documentos protocolados para o setor em questão. O setor de destino será preenchido automaticamente pelo sistema, com o setor informado no cadastro de empresa do colaborador.

Os campos Origem e Situação, após a execução da pesquisa, serão gravados como padrão de tela para o usuário, sendo os valores apresentados a cada execução da pesquisa.Depois de confirmado os filtros é apresentada a tela com os Protocolos selecionados.

Protocolo: Permite informar o protocolo que se deseja gerenciar. Tecle zoom (F5) para acessar a pesquisa de protocolos cadastrados.

Origem: Permite informar a Origem do protocolo que você deseja gerenciar. As opções são as seguintes: Todos, Interno, Recebido ou Expedido.

Situação: Permite informar a Situação do protocolo que você deseja gerenciar. As opções são as seguintes: Todos, Análise, Baixado, Cancelado, Pendente e Abertos (pendentes + análise).

Setor Origem: Permite informar o setor de origem do protocolo que você deseja gerenciar.

Setor de Destino: O sistema apresentará como sugestão o setor do usuário logado. Caso necessário pode ser selecionado outro, ou nenhum setor.

IMPORTANTE: Se configuração "Permitir alterar o setor de destino" esteja marcada irá habilitar a opção do checkbox da configuração "Não preencher setor de destino".

Remetente: Permite informarr o remetente referente o protocolo que você deseja gerenciar.

Criado por : Permite informar o usuário de criação do protocolo.

Criação (data): Permite informar a data de criação do protocolo.

Encaminhado para:Permite informar para quem foi encaminhado, o sistema irá buscar todos os documentos encaminhados a um devido usuário.

Tipo Documento: Nesse campo é possível informar o tipo de documento previamente cadastrado, por meio da função zoom (F5) é possível realizar a busca deste.

Documento: Nesse campo é possível informar o documento pertencente ao protocolo que se deseja gerenciar.

Data do Documento: Permite informar a faixa de data do Documento pertencente ao(s) protocolo(s) que você deseja gerenciar.

Assunto: Nesse campo é possível informar o assunto pertencente ao protocolo que se deseja gerenciar.

Assunto Doc: Nesse campo é possível informar o assunto do documento pertencente ao protocolo que se deseja gerenciar.

Data de atendimento: Nesse campo é possível informar a data de atendimento.

Ordenação: Permite ordenar os protocolos quanto a data de encaminhamento. As opções disponíveis, Protocolo (ordena pela data de encaminhamento mais recente) e Encaminhado (ordena pela data de encaminhamento mais antiga).

Informações Adicionais

A tela de informações adicionais apresenta as informações do cadastro do Protocolo, é habilitada quando marcada a Exibir informações adicionais.

Botão Último Acesso: Ao clicar nesse botão "Reticências" será exibo os detalhes do controle de usuário tanto de criação quanto modificação caso houver.

Botões

No rodapé da tela são exibidos os seguintes botões:

Botão Receber Por: Qualquer usuário poderá receber o documento/correspondência sem que seja necessário estar logado no sistema, para isso será necessário clicar no botão “Receber Por”. O sistema irá solicitar a identificação do usuário e sua senha no momento do recebimento. Somente os usuários previamente autorizados, no cadastro de parametrizações, poderão realizar este tipo de recebimento.

Botão Receber: Para receber o protocolo desejado primeiramente o usuário deve selecionar ele, para então clicar no botão “Receber”. Ao receber o protocolo o sistema irá registrar a data/hora, o código do usuário que está recebendo o documento, bem como o setor de recebimento. A situação do protocolo passará para “Análise” ou “Pendente”, dependendo do que foi parametrizado.

Botão Baixar: Depois de feita a análise, onde será possível avaliar as providências quanto ao protocolo/documento, caberá ao usuário receptor acessar a tela “Gerenciar Protocolos” e baixar o protocolo/documento ou encaminhar o mesmo a outro setor/usuário. Um documento baixado ou cancelado não poderá ser novamente encaminhado. Deve ser possível baixar um documento com a situação igual a “Pendente”, sendo que ao realizar a baixa será criado um registro de histórico.

Botão Encaminhar: Um documento poderá ser encaminhado a outro setor. Um registro será criado no histórico, contendo quem as informações de quem encaminhou (setor/usuário), para onde foi encaminhado. A situação poderá ser mudada, conforme parametrização. Será possível encaminhar um e-mail para um colaborador, conforme feito no cadastro do protocolo, sendo registrado um acompanhamento com estas informações. Um documento “Pendente” poderá ser encaminhado para outro setor sem que o mesmo seja recebido pelo setor ao qual era destinado. Somente os protocolos com a situação igual a “Análise” e “Pendente” poderão ser encaminhados.

Botão Acompanhamento: A partir da tela de acompanhamentos será possível criar/pesquisar acompanhamentos, anexar arquivos e encaminhá-los por e-mail, para algum colaborador.

Botão Arquivos: É possível acessar a tela de cadastro, onde estão informados os locais de armazenamento dos arquivos referentes ao documento/correspondência protocolado.

Botão Imprimir: A partir da tela de acompanhamentos será possível criar/pesquisar acompanhamentos, anexar arquivos e encaminhá-los por e-mail, para algum colaborador.

Botão Sair: Ao clicar nesse botão, o programa irá sair da tela na qual se encontra, sem salvar o registro.