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BPM > Protocolo de Documentos > Parâmetros > Configurações

As configurações do módulo Protocolo de Documentos são feitas a partir da tela abaixo, sendo dividas em três guias: Protocolo, Processo e Assinatura.

Guia Protocolo

Na guia Protocolo são exibidas as configurações envolvidas com cadastros e gerenciamento de protocolos.

Cadastro do Protocolo

• Permitir que seja informado o Setor: Se marcado, permitirá que seja informado o Setor no Cadastro de Protocolo.
• Exigir o Tipo de Remetente: Se marcado, exigirá o Tipo de Remetente no Cadastro de Protocolo.
• Exigir o Tipo de Entrega: Se marcado, exigirá o Tipo de Entrega no Cadastro de Protocolo.
• Exigir um número de documento: Se marcado, exigirá um número de documento no Cadastro de Protocolo.
• Exigir Remetente: Se marcado, exigirá o Remetente no Cadastro de Protocolo.
• Permitir alterar o Remetente: Se marcado, permitirá alterar o Remetente no Cadastro de Protocolo.
• Permitir criar acompanhamentos para protocolos: Possibilita seleção das situações dos protocolos (Todos, Abertos (Pendente + Análise), Pendente, Análise, Encerrados (Baixado + Cancelado), Baixado e Cancelado) por meio do combobox. Assim permitindo criar os acompanhamentos para os protocolos cuja situação encontra-se selecionada.

• Exigir o assunto: Se marcado, exigirá o assunto no Cadastro de Protocolo.
• Exigir a data do Documento: Se marcado, exigirá a data do documento no Cadastro de Protocolo.
• Permitir a alteração de data e hora do recebimento do Documento: Se marcado, irá permitir a alteração da data e hora do recebimento do documento no Cadastro de Protocolo.
• Permitir alterar a Situação: Se marcado, permitirá a alteração da situação do documento/correspondência no Cadastro de Protocolo.
• Permitir editar Assunto: Se marcado, deve permitir a alteração do campo "Assunto".
• Exigir que Data para atendimento seja igual ou maior a atual: Se marcado, deve permitir somente o preenchimento com uma data igual ou posterior a atual.
• Valida o Setor do usuário ao encaminhar o Protocolo: Se marcado, deve preencher automaticamente o setor no qual usuário encontra-se vinculado.

Gerenciamento Protocolos

• Restringir o recebimento de Protocolos: Se marcado, irá restringir o recebimento de protocolo para todos os usuários, desmarcado permite que todos recebam.
• Usuários com permissão de recebimento por senha: Acessando o ícone tela de Configuração por Usuário, é possível cadastrar exceções das permissões de recebimento por senha. Os usuários cadastrados terão permissão “receber por” e poderão efetuar o recebimento sem estar logados no sistema, através do acesso de outro usuário. Será solicitado somente o usuário, sendo que a senha a ser validada deve ser senha do usuário do CIGAM.
• Situação do Protocolo ao ser criado: Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser criado. As opções são: Pendente e Análise.
• Situação do Protocolo ao ser encaminhado: Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser encaminhado. As opções são: Pendente e Análise.
• Situação do Protocolo ao ser recebido: Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser recebido. As opções são: Pendente e Análise.
• Ao encaminhar protocolo exigir data de atendimento: Se marcado, exigirá o preenchimento da data de atendimento do protocolo.
• Permitir alterar o setor de destino: Se marcado, alterar o setor de destino no Cadastro do Protocolo.
• Não preencher setor de destino: Essa opção será habilitada somente quando a opção "Permitir alterar o setor de destino" estiver marcada. Uma vez que marcada a opção, o sistema não irá popular automaticamente o campo de ‘Setor de destino’ no Gerenciamento de Protocolo com setor atrelado ao usuário logado no momento. De modo que o campo de ‘Setor de destino’ passa a vir em branco, exibindo assim todos os protocolos independente do setor de destino.

• Exigir que Data para atendimento seja igual ou maior a atual: Se marcado, deve permitir somente o preenchimento com uma data igual ou posterior a atual.
• Valida o Setor do usuário ao encaminhar o Protocolo: Se marcado, deve preencher automaticamente o setor no qual usuário encontra-se vinculado.

Observação: Acessando o ícone ao lado de cada comfiguração, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções da configuração equivalente.

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Guia Processos

Na guia Processos são exibidas as configurações envolvidas com cadastros, parametrizações e gerenciamento de processos.

Cadastro de Processos

• Exigir o Setor: Ao criar um processo o sistema irá buscar o setor do cadastro de empresa (colaborador) ao qual o usuário está vinculado. Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo.

Para o correto funcionamento do módulo é obrigatório cadastrar um setor para a empresa do colaborador, bem como é obrigatório informar esta empresa no cadastro do usuário.
Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.

• Exigir Responsável: Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Responsável”, no momento em que se está criando um processo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
• Exigir Solicitante: Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Solicitante”, no momento do cadastro. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
• Exigir Conta Gerencial: Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Conta Gerencial”, no momento do cadastro. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
• Exigir Projeto: Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Projeto”, no momento do cadastro. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
• Permitir alterar a Situação: Pode ser parametrizado se deve ser possível ou não alterar a Situação de um processo. Somente o usuário com esta permissão poderá reabrir um processo fechado, cancelado, arquivado ou triturado.

Deve ser avaliado os usuários que terão este direito, a fim de evitar futuros problemas quanto ao gerenciamento de processos e de documentos.
Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.

• Permitir o gerenciamento de usuários de outros setores: Pode ser parametrizado se um usuário de um setor pode ou não gerenciar um processo criado para outro setor. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.

Parametrizações de Processos

• Iniciar Processo em: Deve ser informado o número em que o processo será iniciado.
  

Atenção: este número servirá de base para o próximo ano, caso for desejado inicializar o número do processo a cada ano.

Exemplo: o módulo de protocolo/processo de documentos começou a ser usado no mês de junho, e por isso o campo “Iniciar Processo em” foi inicializado com o valor de 45, ou seja, já existem 44 processos criados na empresa em questão. Ao iniciar um novo ano e caso for parametrizado para inicializar o número do processo a cada ano, o sistema irá considerar o valor 45 como sendo o primeiro número do ano. Para resolver este problema, após ter sido criado o primeiro processo pelo sistema deve ser alterado o valor do campo para 1 (um).

• Máscara do Processo: Deve ser informado a máscara do Processo, já considerando que ele poderá ter sub processos ou ainda um filho do sub processo. Para o sub processo e o filho desse, é possível definir como o sistema irá apresentar o mesmo. A fim de facilitar o gerenciamento é sugerido a utilização de um separador para o processo, sub processo e filho dele, conforme exemplo.

Exemplo:
Máscara do Processo: até 10 casas.
Máscara do sub processo: De um a cinco casas, dependendo da necessidade de existir filhos
Máscara filho de sub processo: De um a quatro dependo de quantas casas o sub processo utilizou.
Obs.: o sub processo e seu filho só podem totalizar cinco casas, com as variações conforme abaixo.
10P0.5P0 – 0000000001.00001
10P0.1P0.4P0 – 0000000001.1.0001
10P0.2P0.3P0 – 0000000001.01.001
10P0.3P0.2P0 – 0000000001.001.01
10P0.4P0.1P0 - 0000000001.0001.1

• Acrescer o ano processo: Serve para definir se o processo a ser criado deve assumir junto ao código sequencial (fornecido automaticamente pelo sistema) o ano de sua criação.
• Separar a Numeração e Ano por: Neste campo deve ser informado o caractere utilizado para separar o código do documento do ano de sua criação.

Exemplo:
Barra (/) - 005/2020
Hífen (-) - 005-2020

• Para o subprocesso usar ano: Possibilita seleção para o subprocesso (Ano Vigente, Do Processo pai) por meio do combobox.

• Acrescer o ano ao processo pai ao processo: Se marcado irá acrescer o ano do processo pai a numeração do Processo.
• Inicializar Numeração a cada Ano: Quando esta opção estiver selecionada o sequencial da numeração deve ser inicializado a cada início de ano.

Gerenciamento de Processos

• Não preencher setor: Se marcada, o sistema não irá popular automaticamente o campo de ‘Setor’ no Gerenciamento de Processo com setor atrelado ao usuário logado no momento. De modo que o campo de ‘Setor’ passa a vir em branco, exibindo assim todos os processos independente do setor. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.

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Guia Assinatura

Essa guia permite realizar a parametrização do tipo de assinatura utilizado durante o processo de assinatura de documentos.

• Tipo de assinatura: combo box disponibiliza três opções de parametrização Eletrônica, Digital e Ambas (Eletrônica + Digital). Por default esse combo box sempre virá selecionado como ‘Eletrônica’.
• Assinatura Digital: Campo habilitado somente quanto o tipo de assinatura for Digital ou Ambos (Eletrônica + Digital). Campo livre, não obrigatório.
• Imagem marca d’agua na Assinatura Digital: Campo habilitado somente quanto o tipo de assinatura for Digital ou Ambos (Eletrônica + Digital). Campo livre, não obrigatório.

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Botões

Botão Confirmar: o clicar nesse botão é disparado o evento de salvar, saindo da tela e salvando os registros.

Botão Cancelar: ao clicar nesse botão é disparado o evento de cancelar, saindo da tela sem salvar os registros.

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