O Gerenciamento XML consulta a situação de um XML cancelado?

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O usuário que utiliza o Gerenciamento XML NFe/CTe deve ter obrigatoriamente o certificado digital instalado?

Isso não é necessário no Gerenciamento XML, embora não seja possível utilizar alguns recursos que o programa oferece, somente é obrigatório que a máquina onde será realizado a validação do XML ou manifesto eletrônico possua um certificado digital instalado, pois neste momento é feito a consulta da situação do XML na SEFAZ e registro dos eventos.

O sistema consulta a situação ao gerar a Pré-nota?

A consulta a SEFAZ é feita quando se valida o XML, após a chave do registro ser validada se assume que o mesmo pode ser importado. Durante a importação, ou seja, no momento de gerar a Pré-nota, esta consulta não ocorre novamente.

Deste modo, evita-se a necessidade de certificado digital para importação da Pré-nota, assim como instabilidades na comunicação com a Sefaz não impede o fluxo do processo de compras. Ainda assim, é importante estar atento para consultar situação ou validar o XML sempre que possível, tendo certificado, a fim de evitar importação de arquivos cancelados.

Recomendação:

É indicado como boa prática realizar a validação do XML pouco antes da importação da Nfe em vez de validar todos de uma vez ou no carregamento, isso irá reduzir as chances de importação de arquivos inválidos/cancelados. Não irá tornar impossível isto, pois pode ocorrer do fornecedor cancelar a NF e o cliente já ter feito a importação do XML uma vez que o prazo limite para cancelamento de uma Nfe pode ser superior a 24 horas.