GF - Como Fazer - Prestação de Contas Viagens

Como Fazer Finanças

Prestação de Contas

A prestação de Contas tem por objetivo, justificar os gastos de determinadas despesas utilizadas no decorrer da viagem.

Podendo ou não ser aceita pelo seu responsável.

Como parametrizar antes de utilizar a Prestação de Contas?

Autorizações de Viagens

Inicialmente devemos ter a seguinte Parametrização:

• Autorização Padrão: deve constar as autorizações dos usuários a utilizarem a prestação de contas.

Exemplo:

Para prestação de Contas os tipos de autorizações a serem utilizados são: Validar, Conferir + Validar e Todos.

Como criar uma Prestação de Contas?

Menu Finanças > Gestão de Viagens > Movimentos > Prestação de Contas.

Para criar uma prestação de contas é necessário que existam solicitações aprovadas, podem ou ter despesas, como podem ou não ter financeiro, o importante é que independentemente de existir despesas ou não ela deve estar aprovada, para por ocorrer a prestação de contas.

Na tela da prestação basta informar a solicitação e clicar no primeiro browser, nesse momento é criado um Código automático para a prestação de contas, e caso existam despesas na Solicitação as mesmas são trazidas automaticamente.

Após a criação da Prestação de contas é possível o viajante justificar os gastos das despesas no segundo browser da tela, clicando em cima de uma despesa por exemplo Adiantamento, e informando os gastos referentes aquele valor de adiantamento, e assim com cada despesa.

Ao prestar contas de uma determinada despesas com valores quebrados, discriminado por N despesas, os valores quando aceitos são somados e indicados na coluna “Valor Realizado” do primeiro browser, assim abatendo valor do Lançamento vinculado a despesa.

Quando o valor realizado for maior que o valor previsto e a despesa ao qual foi prestado contas tenha gerado um Lançamento de Saída/vale ou Saída/Liquidado, automaticamente ao aceitar toda a prestação de contas será criado um novo lançamento de saída com o valor excedente.

Quando o valor realizado for menor do que o previsto e a despesa que foi prestado contas tenha gerado um Lançamento de Saída/vale ou Saída/Liquidado, automaticamente ao aceitar a prestação de contas será criado um Lançamento de Entrada/Liquidado, sinalizando a devolução do Valor Realizado.

Quando o valor previsto corresponde N lançamentos Pagar/Aberto e o valor realizado acaba sendo menor, os Lançamentos são mantidos, mas criado automaticamente um lançamento a Receber com data da última parcela.

O botão “Financeiro” da prestação de contas serve para visualização do Financeiro correspondente ao adiantamento excedentes e devoluções, podendo visualizar a distribuição das despesas.

O botão “Parâmetros” da prestação de contas serve para parametrizar qual será o portador a ser gravado nos lançamentos excedentes e lançamentos de liquidação e devolução gerados automaticamente pela prestação de contas.

Somente poderão conferir os usuários previamente cadastrados no cadastro de Aprovações. Ao clicar no botão “Conferir” o sistema abre a tela de controles para informar o controle que a solicitação passará a ter. Ao clicar no botão todas as despesas estarão com checkbox conferir marcado.

Somente poderão aprovar os usuários previamente cadastrados no cadastro de Aprovações. Ao clicar no botão “Aceitar” o sistema abre a tela de controles para informar o controle que a solicitação passará a ter. Ao clicar no botão todas as despesas estarão com checkbox Aceito marcado, caso não exista Ordem de compra a ser efetivada a solicitação será encerrada, caso existir é encerrada a Prestação de Contas, porém a Solicitação se mantém em aberto.

O botão “Não aceito” pedirá um controle para a solicitação e cancelará a prestação de contas.

Como acrescentar novas despesas a Prestação de Contas?

Para acrescentar uma nova despesa na Prestação de Contas, a qual não existe na solicitação e preciso somente que essa despesa exista no cadastro de Despesas, assim pode ser incluída na prestação de contas, mas sem vínculo a solicitação.

Essa despesas criadas somente terá valores em seu realizado necessitando assim o viajante prestar contas dela.

A despesa criada também é sujeita a aceite, como qualquer outra, sofrendo o mesmo processo.

Essa despesa será apresentada na tela do Previsto X Realizado, indicado que essa foi criada para atender o realizado.

Como Prestar Contas de Solicitações aprovadas, mas com o financeiro como previsão?

É possível prestar contas de solicitações aprovadas cujo o financeiro ainda conste como previsão, a diferença entre esse processo é que será recriado os lançamentos com os valores do realizado e esses ficaram em aberto, ao aceitar a prestação de contas.

Assim não criará lançamentos equivalente a valores excedentes ou a valores de devolução, criará novos lançamentos com o valor realizado e esses necessitaram de liquidação, ou seja, eles serão do tipo pagar/aberto, tendo a necessidade de ser liquidado no cadastro de lançamentos.

Como Prestar Contas de Solicitações aprovadas, mas sem financeiro?

É possível lançar as despesas normalmente, porém ao prestar contas ela ser aceita, serão gerados lançamentos financeiros com o valor aceito para cada despesa, porém todos com a denominação de excedente.

Como Prestar Contas de despesas referentes a pagamentos que não foram feitos ao viajante?

Nesse caso o viajante poderá informar o tipo de despesa e o valor impresso no seu comprovante, sendo de passagem, hospedagem, transporte, outros...

Mas caso o valor gasto seja maior ou menor, não será afetada as parcelas pagas ou a serem pagas as empresas responsáveis, caso essa seja vinculada a uma Ordem de Compra.

Não será possível o viajante prestar contas a despesas vinculadas a cartões de crédito, não permitindo assim o viajante incluir informações de gastos feitos com despesas pagas no cartão de crédito.

Como fazer prestação de contas com diferentes rateios por itens de despesa?

Ao realizar a prestação de contas, os lançamentos são gerados a partir das contas presentes na solicitação de viagem. No caso de necessidade de um maior controle junto a prestação, é possível que ao informar os itens de despesa do tipo adiantamento, seja identificado as contas e percentuais para a realização do rateio.

Também é possível junto da aceitação da prestação de contas que os registros de adiantamentos sejam aglutinados, em um único lançamento, para isso, é indicado a execução dos passos a seguir.

Quais os parâmetros necessários para a Prestação de Contas?

Configurações

Para a utilização deste processo é imprescindível que a configuração CV - GE - 2708 - Aglutinar despesas na prestação de contas esteja marcada:

Item de Despesa com Modelo de Faturamento

Como os lançamentos financeiros são gerados de forma diferenciada por item de despesa informado na prestação de contas, é necessário que seja informado um modelo de faturamento junto de cada item em seu cadastro.

Como criar as Solicitações de viagens antes de realizar a Prestação de Compras?

A criação e parametrização das solicitações de viagens pode ser consultada a partir do manual GF - Como Fazer - Solicitação de Viagens.

É importante ressaltar que independente do método adotado como parâmetro da solicitação, é necessário que a mesma considere as despesas de adiantamento. Após o cadastro é esperado que a solicitação seja aprovada e tenha seus registros financeiros gerados.

Com a solicitação de viagem criada, aprovada e já possuindo os registros financeiros, é importante gerar os pagamentos de despesas.

Importante: Caso o pagamento seja efetuado via remessa bancária é indicado que o pagamento da despesa seja realizado com o tipo Pagar e situação Aberto. E só após seja alterado para Saída - Vale/adiantamento.

Como cadastrar a prestação de contas?

Após gerar os pagamentos da solicitação de viagem, é possível realizar a prestação de contas. Ao indicar os itens de despesa, torna-se obrigatório indicar itens parametrizados com modelo de faturamento.

Tendo os registros de itens de despesa, é possível indicar o rateio gerencial que deverá ser aplicado sobre os lançamentos desta prestação de contas. O rateio pode ser indicado a partir do botão <gerencial>.

Ao abrir a interface, é possível identificar os campos disponíveis para indicar os registros. É necessário indicar a conta contábil e conta gerencial respectiva do rateio, e também o percentual indicado, sendo que a soma dos registros deve ser de igual a 100%.

Cabe ressaltar que o campo ‘conta contábil’ é pré carregado a partir do ‘contabil sugestão’, presente na conta financeira vinculada ao item de despesa posicionado. Já a conta gerencial, é pré-carregada a partir da gerencial informada na capa da solicitação de viagem.

Como efetivar a prestação de contas?

Após o registro, é possível realizar a efetivação da prestação de contas por um usuário com os devidos direitos. A efetivação dos pagamentos, é realizada com a aceitação da prestação de contas a partir do botão ‘aceitar’.

IMPORTANTE: No caso de um mesmo item de despesa constar informado em datas distintas na prestação de contas, após a efetivação, os registros de mesmo item serão aglutinados em um único lançamento para cada item de despesa. Podendo gerar lançamentos distintos, no caso de informar itens distintos.

Ao aceitar a prestação será avaliado se todos os registros de itens de despesa informados, possuem rateio gerencial informado. E caso possuam, será habilitado a tela para indicar o controle de encerramento da solicitação de viagem.

Ao confirmar, será avaliado se existem itens de despesa distintos, caso confirmado, será exibido a rotina de unificação de lançamentos, possibilitando ao usuário optar pela unificação dos lançamentos.

Maiores informações acerca da rotina de unificação de títulos, consulte o manual Unificar Contas a Pagar.

Em seguida, e possível consultar o lançamento unificado através do menu Finanças > Gestão Financeira > Movimentos > Lançamentos.