GF - Como Fazer - Orçamento e Verbas
Índice
- 1 Planejamento Financeiro e Controle de Verbas
- 2 Quais seriam os passos fundamentais para fazer o Controle de Orçamentos e Verbas?
- 3 Como Cadastrar os motivos para as Justificativas?
- 4 Como parametrizar os Responsáveis do Setor?
- 5 Como fazer o Planejamento Financeiro no Orçamentos e Verbas?
- 6 Como ajustar o planejamento em lote no Orçamento e Verbas?
- 7 Como fazer um novo planejamento com o mesmo valor de um anterior no Orçamento e Verbas?
- 8 Como criar verbas em lote?
- 9 Como controlar verbas?
- 10 Manuais Referenciados
Planejamento Financeiro e Controle de Verbas
Orçamentos e Verbas tem como objetivo gerenciar o planejamento orçamentário, controlar as Compras a serem realizadas em relação ao planejamento orçamentário, bloqueando o processo quando este ultrapassar a verba planejada.
Planejamento Financeiro - sem o uso do Controle de Verbas, baseia-se apenas em lançar o planejamento das Receitas/Despesas e depois acompanhar, via relatórios, o resultado.
O planejamento é lançado no programa Planejamento Financeiro e o realizado no programa de Lançamentos do Gestão Financeira. O sistema fará uma comparação entre ambos, atrelando as Contas Contábeis e Gerenciais.
Controle de Verbas – tem como objetivo Definir e gerenciar nas Ordens de Compra, Notas de Entrada e Lançamentos Financeiros, o limite de verbas para Contas Gerenciais e suas respectivas Contábeis, e quando ultrapassar o limite, bloquear o processo, notificar, bem como permitir suplementação de verbas pelos responsáveis das respectivas contas gerenciais.
Controle por competência (Data do documento e não pelos vencimentos de seus lançamentos de previsão);
Controle Mensal;
Utiliza Plano Contábil + Gerencial;
Na Ordem de Compra devem existir Previsões;
O controle identifica os rateios vinculados aos lançamentos de previsão, que por consequência foram criados em função da regra Contábil e Gerencial informada nos Itens;
Quais são as configurações necessárias para Orçamentos e Verbas?
É preciso que estejam verificadas as seguintes configurações:
GF - GE - 12 - Metodologia de rateio financeiro - Deve ser utilizada a metodologia C = Contábil.
GF - GE - 1067 - Permitir rateio para lançamentos de previsão - Ela deve estar sempre selecionada.
GF - GE - 602 - Verificar verbas nos Lançamentos - Deve estar marcada.
GF - GE - 1935 - Exibir tela de motivo/justificativa na liberação de crédito - Marcada se desejar que solicite motivo/justificativa na liberação da verba
CO - OC - 599 - Verificar verbas na Ordem de Compra - Determina a verificação de verbas nas Ordens de Compras
CO - GE - 600 - Verificar verbas na efet. da OC para a NFE
CO - GE - 601 - Verificar verbas na NFE
CO - OC - 641 - Controle para O.C. com Verba Ultrapassada
PM - GE - 674 - Data inicial para controle de verbas
PM - GE - 675 - Data final para controle de verbas
PM - GE - 938 - Verificar verbas para contas não planejadas
PM - GE - 1635 - Permitir acesso filtros rel. Planilha Planejamento Acumulado
PM - GE - 1704 - Totalizar a suplementação de verbas realizada por
PM - GE - 1740 - Período inicial visão Relatório Result. Realizado Interpolad
PM - GE - 1741 - Período final visão Relatório Result. Realizado Interpolado
PM - GE - 1993 - Controlar Verbas por
Se a configuração 1993 = G e a 12 = C e não for utilizado o modulo Contábil, deve ser criado uma Conta Contábil genérica para ser usada no relacionamento contábil x gerencial e no tipo de operação, na contabilização do item.
Banco de Dados
Não há distinção entre SQL e Oracle, ambos atendem este escopo.
Quais seriam os passos fundamentais para fazer o Controle de Orçamentos e Verbas?
Fundamental que os rateios estejam parametrizados de acordo com a metodologia de rateio utilizada pela empresa:
As rotinas acima descritas, estão acessíveis através do menu Finanças > Gestão Financeira > Parâmetros > Rateios.
Como Cadastrar os motivos para as Justificativas?
Acessar o programa de Motivos, através do menu Finanças > Gestão Financeira > Cadastros > Motivo.
Como parametrizar os Responsáveis do Setor?
Menu Utilidades/Diversos > Genéricos > Parâmetros > Responsáveis Setor.
Neste programa serão definidos quais serão os usuários do sistema que terão a permissão de suplementar uma despesa que tenha ultrapassado o limite da verba.
Cada conta ou grupo de contas pode ter mais de um Suplementador ou Responsável.
Pode ser definido também usuários que apenas irão receber um e-mail quando uma conta ultrapassou a verba.
O campo ‘Autorização’ estará habilitado somente para os Suplementadores.
O objetivo desta função é permitir que o Suplementador possa liberar uma verba de no máximo “X”% do valor planejado para a despesa. Este valor disponível para o suplementador liberar, irá depender da configuração PM - GE - 1704 - Totalizar a suplementação de verbas realizada por, conforme mencionado acima.
Como fazer o Planejamento Financeiro no Orçamentos e Verbas?
Menu Finanças > Orçamento e Verbas > Movimentos > Planejamento Financeiro.
Neste programa será definido o Planejamento Financeiro.
No campo Data Planejada será indentificado o mês do planejamento.
Indicar as contas Contábil e Gerencial que serão planejadas.
Os tipos de Verbas podem ser Normal, que é criado manualmente ou o Suplementar que é criado automaticamente pela rotina de Liberação de Verbas.
A Sequencia controla as suplementações para cada conta, por dia e as realizadas no mesmo dia e para a mesma conta terão a sequencia incrementada.
Indicar no campo valor o valor do planejamento e se é referente a crédito (receita) ou débito (despesa).
Quando informado um índice o Sistema habilitará o campo “Valor Indexado” e este valor será convertido para a moeda vigente com base na cotação do índice na ‘Data Base’.
A situação padrão é “Autorizado” e para averba ainda não está liberada utilizar “Pendente”.
Como ajustar o planejamento em lote no Orçamento e Verbas?
É possível alterar um conjunto de contas planejadas de uma única vez, o programa respeitará os Filtros e os Valores a Atualizar, através do botão <Ajustar em Lote>:
O mesmo processo pode também ser realizado através do menu Finanças > Orçamento e Verbas > Rotinas > Ajusta Planejamento em Lote.
Como fazer um novo planejamento com o mesmo valor de um anterior no Orçamento e Verbas?
Acessar um planejamento em modo modificar, clicar no botão “Repetir”:
Será criado um novo planejamento igual ao anterior:
Como criar verbas em lote?
Menu Finanças > Orçamento e Verbas > Movimentos > Criar Verbas em Lote.
É possível criar o planejamento de suas verbas de despesas conforme os períodos a serem previstos e valores de verbas negativas, o sistema irá criar os movimentos de planejamento fazendo os cruzamentos necessários.
Como controlar verbas?
Após efetuar o planejamento das contas a serem verificadas, ao criar um lançamento, Ordem de Compra ou NFE com as devidas configurações marcadas.
Ao criar lançamento, Ordem de compra ou NFE com as contas desejadas, com valor maior ao planejamento ou com contas que não possuam planejamento (para ser verificado contas sem planejamento é necessário que a configuração PM - GE - 938 - Verificar verbas para contas não planejadas esteja marcada).
