CC - Como Fazer - Encerramento de exercício

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Encerramento do Exercício

As contas de receita e despesa são contas temporárias, pois são encerradas a fim de se apurar o resultado do exercício. O lucro ou prejuízo de um exercício é determinado através do confronto das contas de receita e despesa, e esse resultado líquido é apurado na conta denominada de Apuração do Resultado do Exercício (ARE).

Quais as legislações do encerramento do exercício?

• Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, Estatuí Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.

• Lei nº 11.941, de 27 de maio de 2009, altera a legislação tributária federal relativa ao parcelamento ordinário de débitos tributários; concede remissão nos casos em que especifica.

• Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000, estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências.

• Decreto nº 8.670, de 12 de fevereiro de 2016, dispõe sobre a programação orçamentária e financeira, estabelece o cronograma mensal de desembolso do Poder Executivo para o exercício de 2016, e dá outras providências.

• Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986, dispõe sobre a unificação dos recursos de caixa do Tesouro Nacional, atualiza e consolida a legislação pertinente e dá outras providências.

• Decreto nº 8.795, de 30 de junho de 2016, dispõe sobre a realização, no exercício de 2016, de despesas inscritas em restos a pagar não processados e dá outras providências.

Periodicamente fazer as seguintes verificações

• Verificar na escrituração se não existe alguma partida de lançamento em dias diferentes. Não pode ter o débito em um dia e o crédito em outro. Ir no menu Contábil > Contabilidade > Pesquisas > Movimentos > Saldo Acumulado por Dia, indicando todo o ano. Se tiver divergência de um dia para o outro (débito num dia e crédito em outro), o encerramento irá transcorrer normalmente, porém quando gerar o Sped contábil, o mesmo apresentará erro por conta desta diferença: erro na soma do total dia.
  

• Verificar se lotes bloqueados de fato devem ficar bloqueados naquele período, mesmo que seja apenas um mês. Todos os lotes contam nos saldos, portanto se existir e não deve contar nos saldos, excluir os mesmos. Verificar se não permaneceu algum lote contábil bloqueado (provisoriamente) no decorrer do exercício, embora se constate na conciliação, é muito comum acontecer de encerrar com este bloqueado e o resultado não fechar por conta disso.

• Quando houver a necessidade de criar uma nova conta de resultado, verificar se a mesma deve pertencer ao rateio padrão; pertencendo, fazer o vínculo antes do seu uso;

• Gerar um balancete de verificação e certificar-se de que a conciliação mensal está correta;

• Ter atenção se o índice for mensal, se todos os meses do ano possuem um correspondente, ir no menu Contábil > Contabilidade > Cadastros > Índice;

• Estando o mês já conciliado corretamente, procurar bloquear o período por meio dos limites permitidos, acessando o menu Contábil > Contabilidade > Parâmetros > Limites Permitidos.

• Para encerramento do exercício, recomenda-se criar uma conta “Encerramento do Exercício” ou “Resultado do Exercício” no subgrupo de “Interferência”, para ser utilizada somente no encerramento, (isolando dos demais lançamentos de encerramento). Tendo subgrupo de “Interferência” verificar se em nenhum mês durante o exercício, permaneceu com saldo em alguma conta deste subgrupo. Obs: A permanência de saldos neste, implica em não encerrar todas as contas, ou então gerar divergência no Sped Contábil;

• Se a empresa utilizar gerenciais: Verificar a configuração CC - MO - 80183 - Ativa Saldos Contábeis X Gerenciais- Ativa Saldos Contábeis X Gerenciais, se ela estiver marcada, o sistema irá validar o saldo das contas gerenciais para fazer o encerramento do exercício, e caso elas estejam com divergência, o saldo das contas de resultado não serão zerados corretamente.

• Caso cliente utilize os gerenciais em sua totalidade, ou seja, em 100% das contas de resultado, e exista divergências entre os saldos contábeis e gerenciais, deverá localizar a diferença. Poderá ser emitido relatório no seguinte menu Contábil > Contabilidade > Relatórios > Gerenciais > Razão Gerencial.

• Caso só utilize contas gerenciais em algumas contas de resultado e tenha divergência nos fechamentos, poderá ser desmarcada a configuração CC - MO - 80183 - Ativa Saldos Contábeis X Gerenciais para efetuar o encerramento.

• Verificar se o resultado gerencial fecha com o contábil, pode acontecer de começar o exercício com gerenciais, e em dado momento o cliente abortar o uso dos mesmos, ficando uma parte com e outra sem contas gerenciais. Como consequência, não encerrará todas as contas contábeis de resultado. Ou se cria os gerencias faltantes para fechar com o resultado contábil, ou exclui os existentes para que feche com o resultado.

• Verificar os níveis de estrutura do plano de contas. Se alguma nova conta estiver com a estrutura errada ou fora dos níveis, dará erro no Sped Contábil.

• Verificar se no menu Contábil > Contabilidade > Cadastros > Índice, existe informação.

• Verificar se as contas realmente correspondem aos tipos “Despesas, Receitas e Custos” nas configurações. Já houve casos de conta ser movimentada como despesas e estar no grupo do “Ativo”. Gerando inconsistência de resultado e consequentemente diferenças para encerramento.

Ver configurações:

CC - PC - 80022 - Grupo contábil 1

CC - PC - 80025 - Grupo contábil 2

CC - PC - 80028 - Grupo contábil 3

CC - PC - 80031 - Grupo contábil 4

CC - PC - 80034 - Grupo contábil 5

CC - PC - 80037 - Grupo contábil 6

CC - PC - 80040 - Grupo contábil 7

CC - PC - 80043 - Grupo contábil 8

CC - PC - 80046 - Grupo contábil 9.

• Para fazer o encerramento a configuração CC - MO - 80002 - Mês/ano de processamento deve estar com mês/ano que gerará os lançamentos de encerramento, para que ao fazer a transferência de saldo o sistema altere essa configuração automaticamente.

• Utilizando o agrupamento dos lançamentos contábeis por Fato Contábil no SPED Contábil os registros de lançamentos / partidas (I200/I250) passam a ser agrupados por este campo. Para tanto é necessário observar os seguintes pontos:
  

Preenchimento - Todos os lançamentos contábeis devem estar com o campo “Fato Contábil” preenchido corretamente, sendo este igual para os lançamentos relacionados ao mesmo fato contábil.

Diferenças - Utilize o menu Contábil > Contabilidade > Pesquisas > Movimentos > Saldo Acumulado por Dia/Fato Contábil para apurar as diferenças. Se houver alguma divergência para um Fato Contábil, durante a validação do SPED Contábil o mesmo apresentará erros por conta desta divergência.

• Por fim, muita atenção nas contas com rateios gerenciais provenientes do rateio padrão no financeiro. Tendo rateio padrão para determinadas contas, precisa ter vinculação.

Dicas antes de rodar a rotina de encerramento do exercício

Antes de rodar a rotina de encerramento certifique-se que não há diferenças. Rode os relatórios e confira. O balancete tem que estar fechado corretamente com o livro razão.

Verificar no menu Contábil > Contabilidade > Pesquisas > Movimentos > Acumulados por Mês e também acumulado por dia referente ao ano inteiro para apurar possíveis divergências.

Rodar relatório no menu Contábil > Contabilidade > Relatórios > Operacionais > Análise Dados > Divergências Gerenciais – Se houver diferença entre contábil e gerencial, as contas de resultado não vão zerar corretamente.

Entrar em Contábil > Contabilidade > Parâmetros > Configuração e verificar se as datas estão como abaixo, exemplo para encerramento do ano contábil de 2017:

• CC - MO - 80002 - Mês/ano de processamento – Deve ativar a empresa em 12/17 para rodar encerramento de 2017.

• CC - MO - 80004 - Apurar saldo desde – Apurar saldo deste -> Ano que teve a última abertura.

Se o ‘apurar saldo desde’ estiver com data anterior ao exercício que deseja encerrar, verifique se houve transferência de saldo do ano anterior. Primeiro deverá rodar a transferência de saldos para depois rodar o encerramento.

Entrar na Contábil > Contabilidade > Utilitários > Ativa Unidade de Negócio informando data (mês/ano) que deseja fazer o encerramento, e execute a rotina de encerramento de exercício referente ao ano.

Certifique-se que os históricos para o encerramento já tenham sido criados e que as contas de lucros/prejuízos acumulados também estejam cadastradas.

Após rodar em cada uma das empresas, conferir lote de encerramento – emitir relatórios de conferências como por exemplo: balancete, balanço patrimonial, demonstrativo de resultado.

Quais as principais configurações referentes ao encerramento do exercício?

• Configuração CC - MO - 80004 - Apurar saldo desde – Apura Saldo Desde. Ano para o qual serão transferidos os saldos.

• Configuração CC - MO - 80183 - Ativa Saldos Contábeis X Gerenciais – Ativa Saldos Contábeis X Gerenciais. Caso ativa, o sistema gravará os saldos mensais contábeis X Gerenciais em tabelas no banco, melhorando o desempenho na extração destes saldos. Caso desativado, o sistema buscará os dados diretamente dos lançamentos contábeis (mais lento).

• Configuração CC - MO - 80214 - Bloquear Lançamentos em ano com encerramento. – Bloquear lançamentos em ano com encerramento – Bloqueia a movimentação contábil dentro de períodos encerrados.

• Configuração CC - MO - 80217 - Habilitar validação de divergências de saldos ctb x ger – Habilitar validação de divergências de saldos contábil x gerencial. Caso ativa, irá bloquear divergências entre saldos contábeis x saldos gerenciais durante o encerramento de exercício.

Quais os tipos de encerramento?

• Mensal – Fechamento por um determinado mês.

• Bimestral – Fechamento de dois meses dentro do mesmo ano.

• Trimestral – Fechamento de três meses dentro do mesmo ano.

• Quadrimestral – Fechamento de quatro meses dentro do mesmo ano.

• Semestral – Fechamento de seis meses dentro do mesmo ano.

• Anual – Fechamento do ano todo.

Quais os pré-requisitos para fazer o encerramento do exercício?

1. Exercício anterior encerrado. Os períodos anteriores ao que será encerrado o exercício, já devem ter sido encerrados.

2. Lançamentos contabilizados. O lançamento contábil é o registro do fato contábil. Todo fato que origina um lançamento contábil deve estar suportado em documentação hábil e idônea.

3. Lançamentos conciliados. Todos os saldos existentes no Balancete ou no Balanço Patrimonial precisam estar ajustados, para que não haja erros na análise da realidade patrimonial no fechamento do "balanço".

4. Apuração das diferenças. Devem ser averiguadas possíveis divergências de valores.

Qual o passo a passo do encerramento do exercício?

1. Deixar ativa apenas a unidade de negócio que será encerrado o exercício através da rotina Ativa Unidade de Negócio que consta no menu Contábil > Contabilidade > Utilitários > Ativa Unidade de Negócio.

Se ao abrir essa tela na opção ‘Apurar saldo desde’ vier com data divergente deverá observar se não entrou na contabilidade com data errada. Fechar sistema e ativar empresa com a data desejada na opção ‘ativa unidade de negócio’. Deve ativar uma empresa e fazer o encerramento desta. Caso possua mais unidades de negócio deverá ativar outra unidade e repetir a rotina de encerramento.

Lote tipo: Liberado (Caso tenha mais de uma filial criar um lote para cada filial, seguindo a sequência ENC para controles futuros. Exemplo: ENCE2017, ENC2017, ENC12017...)

Conta: selecionar da conta 3 até a última do grupo 3 de resultado. Obrigatoriamente selecionar todo o intervalo de contas que terão o encerramento do grupo 3 ou grupos de receitas e despesas.

Receitas/Despesas: Informar o histórico contábil que será utilizado para o zeramento das contas de resultado.

Demonstrativo Resultado: Informar uma conta que será a contrapartida para a conta de lucro ou prejuízo do Passivo. Não usar conta que se faz lançamentos manuais de transferências de saldos entre empresas. Usar uma conta exclusiva de Lucros/Prejuízos para o encerramento.

Para o zeramento de contas, e posterior transferência para as contas do Patrimônio (Lucros/Prejuízos) usamos um grupo que chamamos de “Interferência” que pode ser o grupo 4 com a seguinte máscara:

Obs.: Todas as contas e históricos devem ser preenchidos para que a rotina rode de forma correta.

Caso seja necessário desfazer o encerramento utilizar a rotina Desfaz Encerramento que consta no menu Contábil > Contabilidade > Rotinas > Legais > Desfaz Encerramento.

É preciso fazer algo após o encerramento do exercício?

Transferência de saldos (caso anual). Os saldos do ano encerrado devem ser transferidos para o início do ano seguinte. Rotina consta no menu: Contábil > Contabilidade > Rotinas > Legais > Transferência Saldo. Se aparecer data diferente da data referente ao novo exercício contábil deve verificar se não entrou no ano errado.

Importante: Ao efetuar o encerramento do exercício se a configuração CC - MO - 80222 - Ativar transferência automática de saldos no encerramento estiver marcada e todas as unidades encerradas, o Cigam transfere os saldos para o exercício seguinte.

Da mesma forma que ocorrer a transferência automática para o ano seguinte, também ocorre a exclusão dos saldos quando é feito o desfaz encerramento, porém é necessário que a configuração CC - MO - 80223 - Ativar exclusão automática da transferência de saldos. esteja marcada.

O processo de transferência de saldo tem por finalidade, transferir para o exercício seguinte, os saldos das contas de Ativo e Passivo, gerando no dia 01 de janeiro do próximo exercício lançamentos de abertura de balanço com os saldos existentes no exercício anterior.

Esta funcionalidade visa melhorar a performance na emissão dos relatórios contábeis.

Depois da transferência de saldos a data da configuração CC - MO - 80004 - Apurar saldo desde estará com data do novo exercício.

O sistema mudará na rotina de transferência de saldos o “apurar saldo desde” para o novo exercício automaticamente.

Após rodar a rotina de transferência de saldos, emitir relatórios para conferência (balancete, balanço patrimonial, demonstrativo).

Depois de pronto alterar em parâmetros> Limites permitidos a partir de 01/01/2018 para que nada mais seja alterado nos anos anteriores, visto que já existe encerramentos.

Após o encerramento não pode mais ser feito NENHUM lançamento no ano encerrado, para nenhum tipo de acerto. Para que isso não ocorra, marcar a configuração CC - MO - 80214 - Bloquear Lançamentos em ano com encerramento. após rodar o encerramento anual para que não seja mais possível alterar lançamentos do ano que acaba de ser encerrado, garantindo a integridade do sistema:

Antes de desfazer, lembrar de verificar se a configuração CC - MO - 80004 - Apurar saldo desde está no ano do encerramento que será desfeito e excluir o lote com todos os lançamentos de abertura.

Ex: Desfazer encerramento 2016 cuja transferência de saldo já foi feita – Antes alterar a configuração CC - MO - 80004 - Apurar saldo desde para 2016 e excluir os lotes com lançamentos de abertura de 2017.

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