Boas práticas para um correto encerramento do exercício antecedendo o Sped Contábil.
De CIGAM WIKI
Periodicamente/mensalmente fazer as seguintes verificações, respectivamente:
- Verificar na escrituração se não existe alguma partida de lançamento em dias diferentes;
- Verificar se lotes bloqueados de fato devem ficar bloqueados naquele período, mesmo que seja apenas um mês;
- Quando da necessidade de criar uma nova conta, verificar se a mesma deve pertencer ao rateio padrão. Pertencendo, fazer o vínculo antes do seu uso;
- Gerar um balancete de verificação e certificar-se de que a conciliação mensal está correta;
- Quando o índice for mensal, verificar se todos os meses do ano possuem um correspondente;
- Estando o mês já conciliado corretamente, procurar bloquear o período por meio dos limites permitidos;
- Tendo subgrupo de “Interferência”, verificar se em nenhum mês durante o exercício, permaneceu com saldo em alguma conta deste subgrupo. OBS: A permanência de saldos neste, implica em não encerrar todas as contas, ou então gerar divergência no Sped Contábil;
- Utilizando gerenciais: Verificar a configuração 'CC - MO - 80183 - Ativa Saldos Contábeis X Gerenciais'. Se ela estiver marcada, o sistema irá validar o saldo das contas gerenciais para fazer o encerramento do exercício, e caso elas estejam com divergência, o saldo das contas de resultado não serão zerados corretamente.
- Ao gerar pesquisa> saldo acumulado por dia de todo o ano. Se tiver divergência de um dia para o outro (débito num dia e crédito noutro), o encerramento irá transcorrer normalmente. Porém, quando gerar o Sped contábil, o mesmo apresentará erro por conta desta diferença ( ERRO SOMA DOS SALDOS DO DIA).
- Verificar os níveis de estrutura do plano de contas. Se alguma nova conta estiver com a estrutura errada ou fora dos níveis, dará erro no Sped Contábil.
- Verificar em caso de índices diários (contabilidade>cadastros>Indices), se todos os dias estão com esta informação. Se algum dia estiver faltando, encerrará normalmente, porém não fechando o resultado e gerando erro no SPED contábil.
- Verificar se não permaneceu algum lote contábil bloqueado (provisoriamente) no decorrer do exercício. Embora se constate na conciliação, é muito comum acontecer de encerrar com este bloqueado e o resultado não fechar por conta disso.
- Verificar se o resultado gerencial fecha com o contábil. Pode acontecer de começar o exercício com gerencias, e em dado momento o cliente abortar o uso dos mesmos, ficando uma parte com e outra sem. Como consequência, não encerrará todas as contas contábeis de resultado. Ou se cria os gerencias faltantes para fechar com o resultado contábil, ou exclui os existentes para que feche com o resultado.
- Para encerramento do exercício, recomenda-se criar uma conta “Encerramento do Exercício” ou “Resultado do Exercício” no subgrupo de “Interferência”, para ser utilizada somente no encerramento, (isolando dos demais lançamentos de encerramento).
- Verificar se as contas realmente correspondem aos tipos “Despesas, Receitas e Custos” nas configurações. Já houve casos de conta ser movimentada como despesas e estar no grupo do “Ativo”. Gerando inconsistência de resultado e consequentemente diferenças para encerramento.
- Para fazer o encerramento de ano é recomendável que a configuração 'CC - MO - 80002 - Mês/ano de processamento' esteja com e ano 12/XXXX (pois é o mês que gerara os lançamentos de encerramento), para que ao fazer a transferência de saldo o sistema altere essa configuração automaticamente.
- Utilizando o agrupamento dos lançamentos contábeis por Fato Contábil no SPED Contábil os registros de lançamentos / partidas (I200/I250) passam a ser agrupados por este campo. Para tanto, é necessário observar os seguintes pontos: Preenchimento- Todos os lançamentos contábeis devem estar com o campo “Fato Contábil” preenchido corretamente, sendo este igual para os lançamentos relacionados ao mesmo fato contábil. Diferenças- Utilize a pesquisa “Saldo acumulado por Dia / Fato Contábil” para apurar as diferenças. Se houver alguma para um Fato Contábil, durante a validação do SPED Contábil o mesmo apresentará erros por conta desta divergência.
- Por fim, muita atenção nas contas com rateios gerenciais provenientes do rateio padrão no financeiro. Tendo rateio padrão para determinadas contas, precisa ter vinculação.
