PL Cadastros Protocolo
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Nesta tela é possível realizar o cadastro de Protocolos.
Todo documento/correspondência poderá ser devidamente identificado no CIGAM.
Exemplo: Ao receber a correspondência o usuário acessa o sistema de Protocolo de Documentos e registra a entrada deste documento. Podem ser documentos criados internamente ou recebidos. Quando criado internamente, deve ser impresso, para após isso o documento ser devidamente protocolado e encaminhado para outros setores.
Protocolo: O número do protocolo será sempre um sequencial gerado pelo sistema.
Tipo de Entrega: Informe o código do Tipo de Entrega. Poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5). Exemplo: pessoalmente, e-mail, Sedex.
Origem: Selecione a origem do documento/correspondência que poderá ser: Interno, Recebido ou Expedido. Através das parametrizações definidas no programa “Configurações” deste modulo, é possível configurar por usuário qual será o ‘Tipo Origem’ a ser sugerido para o protocolo e este campo é obrigatório.
Situação: Selecione a situação do documento/correspondência que poderá ser: Análise, Baixado, Cancelado ou Pendente. Os protocolos nascerão de acordo com as parametrizações definidas no programa “Configurações” deste modulo.
Setor: Informe o código do setor de origem do protocolo. Poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5). Este campo será exigido de acordo com as com as parametrizações definidas no programa “Configurações” deste módulo.Tipo de Remetente: Informe o código do tipo de remetente. Poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5). Exemplo: Governo, Entidades, Comercial. Este campo será exigido de acordo com as com as parametrizações definidas no programa “Configurações” deste módulo.
Remetente: Informe o remetente que será uma empresa cadastrada no Cadastro de Empresa do CIGAM, e poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5). Este campo será exigido de acordo com as com as parametrizações definidas no programa “Configurações” deste modulo.
Assunto: Este campo é de texto livre e pode ser usado de até 500 caracteres. Deve ser informado pelo usuário, ou deixado em branco, conforme definido no programa “Configurações” deste modulo.
Ao editar um protocolo deve ser possível alterar o valor informado no campo "Assunto", desde que esteja devidamente parametrizado. Ao alterar o assunto será criado um registro de acompanhamento com as seguintes informações: usuário, data/hora da alteração, assunto anterior e assunto atual. Não deve ser possível editar/excluir este acompanhamento.
Observação: Este campo é de texto livre e pode ser usado de até 2000 caracteres.
Grupo Documento
Tipo de Documento: Informe o código do tipo de documento. Poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5). Exemplo: ACI, Ofício, Memorando. Campo não obrigatório se o campo “Número do Documento” não possuir valor.
Documento: O número do documento poderá ser digitado ou obtido do cadastro de documentos. O Tipo do Documento irá definir se o documento poderá ser digitado ou obtido do cadastro de documentos. Para o preenchimento do campo é obrigatório informar a qual tipo o documento se refere. Após salvo não poderá ser alterado. Caso o Documento vinculado tenha um arquivo anexado, o sistema habilitará o link ‘Abrir arquivo’.
Ao informar um Documento que possui uma data de criação cadastrada, a mesma é levada para o campo "Data do Documento" do cadastro do protocolo, e não é permitido modificar esta data. O campo Assunto, do Cadastro do Protocolo, quando não possuir nenhuma informação será preenchido automaticamente com o valor do campo Assunto do Cadastro de Documento. Caso já exista um assunto informado, será solicitado ao usuário se é desejado sobrescrever o mesmo pelo assunto do cadastro do documento. Não é permitido a sua alteração após salvo o cadastro. A obrigatoriedade de seu preenchimento depende do que foi parametrizado.
Data do Documento: Informe a data de criação do documento/correspondência. Deve ser informado pelo usuário quando o documento/correspondência foi criado. Será exigido conforme definição no programa 'Configurações” deste modulo.
Recebimento: Este campo será sugerido pelo sistema como a data e hora atuais em que o documento/correspondência foi recebido. Estará disponível para edição conforme as parametrizações definidas no programa “Configurações” deste modulo.
Grupo Encaminhamento
É possível encaminhar um Protocolo para outro setor. Toda vez que um Protocolo for encaminhado é criado um registro no histórico. O registro criado conterá as informações de quem encaminhou (setor/usuário) e para onde foi encaminhado.
A situação pode ser mudada, conforme parametrização. Deve ser possível encaminhar um e-mail para um colaborador, conforme feito no cadastro do protocolo, sendo registrado um acompanhamento com estas informações. Será possível informar sobre o que se trata o protocolo que está sendo encaminhado, ou ainda, quais são as providencias a serem tomadas, a partir do campo Acompanhamento.
O valor informado deve ser encaminhado junto ao e-mail e registrado junto ao acompanhamento, abaixo das informações do protocolo. Um documento "Pendente" deve poder ser encaminhado para outro setor sem que o mesmo seja recebido pelo setor ao qual era destinado. Somente os protocolos com a situação igual a "Análise" e "Pendente" podem ser encaminhados.
Usuário: Informe o usuário para qual será destinado o documento/correspondência protocolado. Ao informar um usuário, o campo “Setor” será preenchido automaticamente com o setor informado no cadastro do usuário. O sistema solicita se você deseja enviar um e-mail para o usuário informado, caso confirmado deve ser preenchido o campo “Enviar e-mail para”, com o e-mail informado no cadastro desse usuário. É possível também enviar somente para um determinado setor.
Setor de Destino: Informe o setor de encaminhamento, deve ser usado o cadastro do organograma do CIGAM. É um campo obrigatório. Pode ser informado pelo usuário, mesmo que o campo já tenha um valor informado. Não permite a sua alteração após salvo o cadastro.
Data para o atendimento:
Botões
Botão Último Acesso: Ao clicar nesse botão "Reticências" será exibo os detalhes do controle de usuário tanto de criação quanto modificação caso houver.
Botão Reabrir protocolo: Clicando neste botão ou com o atalho (Alt+P), é possível reabrir protocolos com situação “Baixado” ou “Cancelado”. Para reabrir pode ser consultado a FAQ Como reabrir um protocolo com a situação Baixado?
Botão Arquivos: Clicando neste botão ou com o atalho (Alt+Q), é possível anexar arquivos no protocolo. Quando existir algum arquivo anexado, o botão ficará em negrito.
Botão Acompanhamento: Clicando neste botão ou com o atalho (Alt+A), é possível anexar acompanhamentos no protocolo. Quando existir algum arquivo anexado, o botão ficará em negrito.
Botão Confirmar: Ao clicar nesse botão é disparado o evento para o próximo registro, quando não constar próximo registro, entrará em modo criar, salvando o registro.
Botão Cancelar: Ao clicar nesse botão é disparado o evento de cancelar saindo da tela de registros sem salvar informações.
