CO - Como Fazer - Pré Nota

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Pré Nota

Pré Nota é uma etapa prévia do processo de geração e/ou criação de Notas Fiscais de Entrada. Seu intuito é validar e consistir informações que serão utilizadas na Nota de Entrada. Dessa forma, ao gerarmos a pretendida Nota de Entrada, estaremos trabalhando com dados plenamente seguros e que já foram analisados e consistidos pelos setores responsáveis da empresa previamente.

A Pré Nota se aplica a qualquer ramo de negócio, desde que tenha o módulo de Compras, utilizando o cadastro de Notas de Entrada.

Como parametrizar a Pré Nota?

Para o uso da Pré Nota deve-se estar atento a todas as configurações do módulo de Compras, além de algumas configurações específicas para a Pré Nota, conforme abaixo:

• PN CO 2359 - Controle inicial para Pré Nota;

É considerada uma das configurações mais importantes para o uso da Pré Nota. Nela será definido o controle inicial para Pré Nota e seus itens quando estiverem sendo criados.

• PN CO 2360 - Percentual de tolerância para inconsistências de Pré Nota;

Nela será informado um percentual de tolerância para consistência dos tributos da Pré Nota.

• PN CO 2386 - Utilizar desindexação com índice da Pré Nota na tab. preço;

Quando estiver selecionada será habilitada a desindexação do preço unitário do item da Pré Nota.

• PN CO 2387 - Índice padrão para Pré Nota;

Será usado o índice informado nessa configuração para inicializar o índice dos itens da Pré Nota.

• PN GE 2801 - Bloquear data de vencimento menor que a data de entrada;

Visando flexibilizar o bloqueio efetivo da criação da Nota Fiscal de Entrada através da efetivação da Pré Nota, a rotina de efetivação passa a considerar a informação parametrizada na configuração "PN - GE - 2801 - Bloquear data de vencimento menor que a data de entrada", então, quando esta configuração constar como marcada, e houver divergências na tela de geração dos lançamentos financeiros, a Nota Fiscal de Entrada não será criada.

• CO PN 2412 - Versão da análise de consistências da Pré Nota;

Deve ser preenchida sempre com “0”, pois a funcionalidade Matriz de Consistência não está disponível. Se esta funcionalidade for disponibilizada, esta configuração definirá qual será a versão de componente de análise de consistência da Pré Nota será utilizada.

• GE VC 2454 - Versão de Cálculo de imposto da Pré-Nota;

A versão “2” está integrada aos cálculos de Notas Fiscais de Entrada e OC. Na versão “1” será feito o cálculo considerando os cálculos e impostos utilizados na nota fiscal de entrada. Na versão “0” do cálculo do imposto será utilizado o cálculo da versão original.

• GE 2761 - Caminho dos arquivos XML para importação da NFe/CTe;

Por ela é possível direcionar a pasta para importação dos XML de NFe/CTe. Caso esta configuração estiver em branco, será buscada a pasta padrão, que é a ‘XML’ dentro do CigamInstal. Pelo botão ‘Por Usuário’ também é possível variar a configuração por usuário, UN ou por usuário e UN.

• ES GE 513 – Busca lote sequencial automático por;

Ao ativá-la nas telas de movimentações de entrada, busca sequencia automática para os lotes quando o lote não é especificado.

• ES GE 1317 – Busca lote sequencial automático quando;

A opção informada define a busca o lote sequencial automaticamente, quando entrar na tela de lotes ou após confirmar o registro de lote.

• PN GE 2911 – Exigir tipo de operação na efetivação da pré nota;

Com esta opção marcada ao realizar a efetivação da pré nota, através do botão efetivar PN ou através da rotina efetivar pré nota em lote, será avaliado se o campo tipo de operação está preenchido, na capa e nos itens, não permitindo a efetivação com tipo de operação em branco.

• PN GE 2920 – Habilitar Vínculo da OC com a Pré Nota sem sequência;

Na importação de XML para Pré Nota através da rotina de Gerenciamento XML NFe/CTe habilitar o vínculo com Ordem de Compra considerando somente a tag 'xPed' do XML e desconsiderando a tag 'nItemPed', se existir, que é responsável pela sequência (item) da Ordem de Compra. Neste caso o vínculo entre os itens do XML e os itens da Ordem de Compra deve ser feito manualmente.

Quais os nomes lógicos para a utilização da Pré Nota?

Para o correto funcionamento da rotina é necessário que existam os seguintes nomes lógicos com suas respectivas traduções. • COITEMPRENOTA = COITPNOT
• COOBSPRENOTA = COOPNOTA
• COPRENOTA = COPRENOT
• COIMPITEMPRENOTA = COIIPNOT
• COIMPOSTOPRENOTA = COIPNOTA
• COCOPRENOTA = COCOPRNT
• COGRPRENOTA = COGRPREN
• CONSEPRENOTA = CONSEPNT
• COMATRIZCONPN = COMATRIZCONPN (somente necessário se disponibilizada a funcionalidade Matriz de Consistência)
• COUSURECEMAILPN = COUSURECEMAILPN
• CONFRECEBIDA = CONFRECE
• COCOMPLPRENOTA = COCPRENO

A aplicação da Pré Nota criará automaticamente as tabelas quando for iniciada. Para que isso ocorra o Magic.ini deve estar parametrizado para criação de tabelas, conforme imagem abaixo:

É fundamental possuir todos os nomes lógicos e tabelas padrões do CIGAM.

Importante: A aplicação da Pré Nota (Cabinet File) deve estar no seguinte diretório: %CIGAM_INSTAL%Cab\Fiscal\PreNota.ecf. Veja o exemplo, onde o nome lógico ‘CIGAM_INSTAL’ está apontando para “D:\CIGAM\Parametrização\”.

Antes da utilização da Pré Nota, também deve ser cadastrada a tabela de Pré Nota no programa de últimos IDs sequenciais do CIGAM, conforme imagem que segue:

Quais os cadastros necessários para a utilização da Pré Nota?

É necessário cadastrar alguns controles previamente antes de iniciar a utilização da Pré Nota. Devemos cadastrar pelo menos algum controle para “Pendente”, algum “Liberado” e algum para “Efetivação”. Abaixo seguem alguns exemplos básicos. Esse é um exemplo de controle “Pendente”, que está sendo utilizado inclusive na configuração ‘PN CO 2359 - Controle inicial para Pré Nota’, que define o controle inicial para Pré Nota.

Observações: O campo ‘Permite efetivação da Pré Nota’ ficará habilitado somente quando o campo ‘Situação Pré Nota’ estiver igual à “Liberada”. Quando for selecionado, obrigatoriamente deverá ser informado um controle para efetivação. Já o campo ‘Controle para efetivação’ será habilitado somente quando o campo ‘Permite efetivação da Pré Nota’ estiver selecionado. Este campo possui as seguintes validações:

• Deve ser um controle existente.
• Deve ser um controle diferente do atual.
• O controle informado deve ter a situação da Pré Nota como “Efetivada” e do item como “Liquidada”.

Além disso, quando o controle tiver sido utilizado em alguma Pré Nota, apenas o campo da descrição do controle permitirá ser alterado. Também não será permitido excluir o controle já utilizado.

Quando a opção ‘Controle gerenciado pelo sistema’ estiver selecionada, este controle não será visto na pesquisa de controles e nem através do botão ‘Situação’ da Pré Nota. Essa opção é ideal para controles que devem ser utilizados por ferramentas externas (exemplo: integrações com outros sistemas, processos em segundo plano automáticos, entre outros).

Como cadastrar e-mails para a comunicação referente à Pré Nota?

Esse é um cadastro opcional para utilização da Pré Nota. Seu intuito é facilitar a comunicação entre as diversas áreas da empresa quando estiver sendo realizado o uso da Pré Nota.

Suprimentos > Recebimento/Pré Nota > Cadastros > e-mails para pré nota

Ao clicar no ícone ao lado dos e-mails, será possível escolher os usuários CIGAM que se deseja enviar e-mails, conforme imagem que segue:

No campo ‘Texto do e-mail’ deverá ser cadastrado um texto para o e-mail.

Caso não tenha nenhum texto informado, o sistema não enviará e-mail. Existe uma lista de tag’s disponíveis para formatar/montar o e-mail que será enviado, que pode ser acessada clicando no ícone de ajuda ao lado do grupo ‘Texto do e-mail’.

Como cadastrar uma Pré Nota?

Acessar o programa de Pré nota em: Recebimento/Pré Nota> Movimentos> Pré Nota

Inicialização padrão de alguns campos: Procedência Será iniciado com “Manual”.

Controle Será inicializado conforme a configuração 'PN CO 2359 - Controle inicial para Pré Nota'. E respeitará os controles informados nos Limites Permitidos da Pré Nota. Através do zoom neste campo apenas serão visualizados os controles cadastrados nos Limites Permitidos.

Situação Será inicializado com a situação Pré Nota informada no cadastro do controle da Pré Nota.

Modelo de formulário Será inicializado com o modelo de formulário da série da Pré Nota. Porém, quando for informado o campo ‘Código de Acesso NFe’ e o campo ‘Modelo Formulário’ estiver diferente de "55”, "57" e "59", automaticamente o sistema atualizará o modelo para “55”, da mesma forma como é realizado no Cadastro da Nota de Entrada.

Percentual de tolerância Será inicializado conforme a configuração 'PN CO 2360 - Percentual de tolerância para inconsistências de Pré Nota'.

Os campos ‘Pré Nota’, ‘Procedência’, ‘Ordem de compra’, ‘Controle’ e ‘Situação’ não são editáveis.

Guia Complemento Quando qualquer campo da guia ‘Complemento’, do grupo ‘Valores’ for alterado, será feito o recálculo de impostos, pois eles interferem em valores. Essa funcionalidade não é aplicada para os campos ‘Percentual de tolerância’ e ‘Valor de Tolerância’.

Portador Este campo também respeitará as informações contidas nos Limites Permitidos da Pré Nota, sendo possível cadastrar uma Pré Nota apenas com os portadores cadastrados nos limites.

Cadastrando os Limites Permitidos: Através do caminho: Utilidades/ Diversos> Parâmetros> Limites Permitidos:

Criando a Pré Nota: Quando for criada uma Pré Nota, será possível buscar o número da Nota de Entrada de duas formas. Quando for utilizada a opção ‘Agora’ o sistema buscará nesse instante o número da Nota Fiscal do cadastro da série informada e já deixará reservada essa numeração.

Quando for utilizada a opção ‘Na efetivação’ o sistema fará a busca do número da Nota Fiscal apenas quando for realizada a efetivação da Pré Nota, conforme imagem que segue: