CO - Como Fazer - Pré Nota

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Pré Nota

Pré Nota é uma etapa prévia do processo de geração e/ou criação de Notas Fiscais de Entrada. Seu intuito é validar e consistir informações que serão utilizadas na Nota de Entrada. Dessa forma, ao gerarmos a pretendida Nota de Entrada, estaremos trabalhando com dados plenamente seguros e que já foram analisados e consistidos pelos setores responsáveis da empresa previamente.

A Pré Nota se aplica a qualquer ramo de negócio, desde que tenha o módulo de Compras, utilizando o cadastro de Notas de Entrada.

Como parametrizar a Pré Nota?

Para o uso da Pré Nota deve-se estar atento a todas as configurações do módulo de Compras, além de algumas configurações específicas para a Pré Nota, conforme abaixo:

• PN CO 2359 - Controle inicial para Pré Nota;

É considerada uma das configurações mais importantes para o uso da Pré Nota. Nela será definido o controle inicial para Pré Nota e seus itens quando estiverem sendo criados.

• PN CO 2360 - Percentual de tolerância para inconsistências de Pré Nota;

Nela será informado um percentual de tolerância para consistência dos tributos da Pré Nota.

• PN CO 2386 - Utilizar desindexação com índice da Pré Nota na tab. preço;

Quando estiver selecionada será habilitada a desindexação do preço unitário do item da Pré Nota.

• PN CO 2387 - Índice padrão para Pré Nota;

Será usado o índice informado nessa configuração para inicializar o índice dos itens da Pré Nota.

• PN GE 2801 - Bloquear data de vencimento menor que a data de entrada;

Visando flexibilizar o bloqueio efetivo da criação da Nota Fiscal de Entrada através da efetivação da Pré Nota, a rotina de efetivação passa a considerar a informação parametrizada na configuração "PN - GE - 2801 - Bloquear data de vencimento menor que a data de entrada", então, quando esta configuração constar como marcada, e houver divergências na tela de geração dos lançamentos financeiros, a Nota Fiscal de Entrada não será criada.

• CO PN 2412 - Versão da análise de consistências da Pré Nota;

Deve ser preenchida sempre com “0”, pois a funcionalidade Matriz de Consistência não está disponível. Se esta funcionalidade for disponibilizada, esta configuração definirá qual será a versão de componente de análise de consistência da Pré Nota será utilizada.

• GE VC 2454 - Versão de Cálculo de imposto da Pré-Nota;

A versão “2” está integrada aos cálculos de Notas Fiscais de Entrada e OC. Na versão “1” será feito o cálculo considerando os cálculos e impostos utilizados na nota fiscal de entrada. Na versão “0” do cálculo do imposto será utilizado o cálculo da versão original.

• GE 2761 - Caminho dos arquivos XML para importação da NFe/CTe;

Por ela é possível direcionar a pasta para importação dos XML de NFe/CTe. Caso esta configuração estiver em branco, será buscada a pasta padrão, que é a ‘XML’ dentro do CigamInstal. Pelo botão ‘Por Usuário’ também é possível variar a configuração por usuário, UN ou por usuário e UN.

• ES GE 513 – Busca lote sequencial automático por;

Ao ativá-la nas telas de movimentações de entrada, busca sequencia automática para os lotes quando o lote não é especificado.

• ES GE 1317 – Busca lote sequencial automático quando;

A opção informada define a busca o lote sequencial automaticamente, quando entrar na tela de lotes ou após confirmar o registro de lote.

• PN GE 2911 – Exigir tipo de operação na efetivação da pré nota;

Com esta opção marcada ao realizar a efetivação da pré nota, através do botão efetivar PN ou através da rotina efetivar pré nota em lote, será avaliado se o campo tipo de operação está preenchido, na capa e nos itens, não permitindo a efetivação com tipo de operação em branco.

• PN GE 2920 – Habilitar Vínculo da OC com a Pré Nota sem sequência;

Na importação de XML para Pré Nota através da rotina de Gerenciamento XML NFe/CTe habilitar o vínculo com Ordem de Compra considerando somente a tag 'xPed' do XML e desconsiderando a tag 'nItemPed', se existir, que é responsável pela sequência (item) da Ordem de Compra. Neste caso o vínculo entre os itens do XML e os itens da Ordem de Compra deve ser feito manualmente.

Quais os nomes lógicos para a utilização da Pré Nota?

Para o correto funcionamento da rotina é necessário que existam os seguintes nomes lógicos com suas respectivas traduções. • COITEMPRENOTA = COITPNOT
• COOBSPRENOTA = COOPNOTA
• COPRENOTA = COPRENOT
• COIMPITEMPRENOTA = COIIPNOT
• COIMPOSTOPRENOTA = COIPNOTA
• COCOPRENOTA = COCOPRNT
• COGRPRENOTA = COGRPREN
• CONSEPRENOTA = CONSEPNT
• COMATRIZCONPN = COMATRIZCONPN (somente necessário se disponibilizada a funcionalidade Matriz de Consistência)
• COUSURECEMAILPN = COUSURECEMAILPN
• CONFRECEBIDA = CONFRECE
• COCOMPLPRENOTA = COCPRENO

A aplicação da Pré Nota criará automaticamente as tabelas quando for iniciada. Para que isso ocorra o Magic.ini deve estar parametrizado para criação de tabelas, conforme imagem abaixo:

É fundamental possuir todos os nomes lógicos e tabelas padrões do CIGAM.

Importante: A aplicação da Pré Nota (Cabinet File) deve estar no seguinte diretório: %CIGAM_INSTAL%Cab\Fiscal\PreNota.ecf. Veja o exemplo, onde o nome lógico ‘CIGAM_INSTAL’ está apontando para “D:\CIGAM\Parametrização\”.

Antes da utilização da Pré Nota, também deve ser cadastrada a tabela de Pré Nota no programa de últimos IDs sequenciais do CIGAM, conforme imagem que segue:

Quais os cadastros necessários para a utilização da Pré Nota?

É necessário cadastrar alguns controles previamente antes de iniciar a utilização da Pré Nota. Devemos cadastrar pelo menos algum controle para “Pendente”, algum “Liberado” e algum para “Efetivação”. Abaixo seguem alguns exemplos básicos. Esse é um exemplo de controle “Pendente”, que está sendo utilizado inclusive na configuração ‘PN CO 2359 - Controle inicial para Pré Nota’, que define o controle inicial para Pré Nota.

Observações: O campo ‘Permite efetivação da Pré Nota’ ficará habilitado somente quando o campo ‘Situação Pré Nota’ estiver igual à “Liberada”. Quando for selecionado, obrigatoriamente deverá ser informado um controle para efetivação. Já o campo ‘Controle para efetivação’ será habilitado somente quando o campo ‘Permite efetivação da Pré Nota’ estiver selecionado. Este campo possui as seguintes validações:

• Deve ser um controle existente.
• Deve ser um controle diferente do atual.
• O controle informado deve ter a situação da Pré Nota como “Efetivada” e do item como “Liquidada”.

Além disso, quando o controle tiver sido utilizado em alguma Pré Nota, apenas o campo da descrição do controle permitirá ser alterado. Também não será permitido excluir o controle já utilizado.

Quando a opção ‘Controle gerenciado pelo sistema’ estiver selecionada, este controle não será visto na pesquisa de controles e nem através do botão ‘Situação’ da Pré Nota. Essa opção é ideal para controles que devem ser utilizados por ferramentas externas (exemplo: integrações com outros sistemas, processos em segundo plano automáticos, entre outros).

Como cadastrar e-mails para a comunicação referente à Pré Nota?

Esse é um cadastro opcional para utilização da Pré Nota. Seu intuito é facilitar a comunicação entre as diversas áreas da empresa quando estiver sendo realizado o uso da Pré Nota.

Suprimentos > Recebimento/Pré Nota > Cadastros > e-mails para pré nota

Ao clicar no ícone ao lado dos e-mails, será possível escolher os usuários CIGAM que se deseja enviar e-mails, conforme imagem que segue:

No campo ‘Texto do e-mail’ deverá ser cadastrado um texto para o e-mail.

Caso não tenha nenhum texto informado, o sistema não enviará e-mail. Existe uma lista de tag’s disponíveis para formatar/montar o e-mail que será enviado, que pode ser acessada clicando no ícone de ajuda ao lado do grupo ‘Texto do e-mail’.