GM Controle de Atividades

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Através deste cadastro o técnico "conectado" ao sistema Gestão de Serviços, terá acesso às suas atividades. Bem como, usuários de gerenciamento poderão acompanhar a conclusão das atividades de qualquer técnico.

Grupo OS - Item – Inicio Previsto – Fim Previsto - Previsto

Estes campos apresentam ao técnico (no caso a pessoa que está conectada) os dados referentes à atividade que o mesmo deve executar. Quando marcado a configuração ‘GM - AT - 1645 - Ativar controle de início/fim da atividade’, o sistema irá ativar os botões ‘Play/Pause’. Após iniciar a atividade através do botão ‘Iniciar’ é possível através dos botões ‘Play/Pause’ parar ou reiniciar uma atividade, quando acionado o botão ‘Play’ de uma atividade e houver outra atividade já iniciada, a mesma será pausada. E caso a atividade não esteja iniciada o botão ‘Play/pause’ ficara com o seguinte símbolo: ‘’.

O sistema cria ao iniciar uma atividade um apontamento, quando a atividade é pausada este apontamento é encerrado, ao iniciar novamente a atividade (botão Play) o sistema cria um novo apontamento. Com isto é possível verificar através de relatórios (Listagem de Horas de Atividades) os valores destes apontamentos ou pesquisar estes valores (pesquisa Apontamentos). Ao finalizar a Atividades todos os valores são somados, totalizando assim a Atividade.

Quando pausar uma atividade, será mostrado no campo ‘Tempo Total’ o tempo utilizado até o momento na atividade. Quando se utiliza os botões ‘Play/Pause’ não se devem alterar nas atividades da O.S. as informações referentes a esta atividade para que o sistema não perca as informações.

As cores apresentadas têm o seguinte significado:
Verde: Atividade iniciada.
Vermelho: Atividade pausada.
Cinza: Atividade não iniciada.

Reclamado: este campo apresenta a reclamação que o cliente apresentou que gerou a atividade.

Observação: este campo apresenta para o técnico a observação feita pelo responsável (de sua empresa) que cadastrou a atividade. Ela identifica um procedimento já definido ou alguma consideração que o técnico deve conhecer antes de executar a atividade.

Prazos Solicitado: é o prazo combinado com o cliente que solicitou o item da OS.

Data do Item: é a data em que o item foi cadastrado.

Prioridade: é a prioridade que você deve respeitar para atender as atividades. As definições já foram descritas no cadastro de OS.
Para alterar a prioridade quando o item possuir “Valor de Negócio” informado, o usuário deve possuir a configuração 'GM - GE - 2361 - Permitir alterar campos da OS com Valor de Negócio informado' selecionada, ou possuir o direito GESMAN.

Não será possível alterar a Prioridade quando o item da Ordem de Serviço possuir controle de SLA. O controle de SLA é estabelecido quando a configuração 'GM - GE - 1718 - Modelo de tela para atividades padrões do Tipo OS' estiver igual a "2 SLA por Item" e o Tipo de OS do Item possuir regra de SLA.

As informações descritas em seguida são apenas relatos do que foi cadastrado na Ordem de Serviço, apenas para conhecimento do técnico.

Checkbox ‘Inoperante’: o item ‘Inoperante’ significa que o cliente deixará de executar determinado processo, quando este campo estiver marcado, indica urgência no tratamento da ‘OS’ e o registro estará em destaque.
Este campo está disponível para seleção na guia ‘Complemento’ do item da ‘OS’.

Área Atividades: na configuração ‘GM - AT - 2051 - No 'Controle de Atividades' inicializar com a opção existem as seguintes opções que causam as seguintes situações no ‘Controle de Atividades’
Minhas Atividades: para visualizar apenas as atividades que estão direcionadas ao técnico que está cadastrado;

Esperando Resposta: para visualizar as suas atividades que estão aguardando retorno;

Padrão: para visualizar a atividade padrão cadastrada para o usuário “conectado”;

Setor: para visualizar as atividades cadastradas para o setor. Quando na configuração ' GM - AT - 2051 - No 'Controle de Atividades' inicializar com a opção' estiver selecionada a opção '3 - Setor', o setor será o que estiver informado no cadastro de empresa do usuário conectado no sistema, na pasta Geral, no campo ‘Setor’.

Quando o 'Setor' vinculado no cadastro de empresa do colaborador for branco o sistema apresentará no 'Controle de Atividades' as atividades com situação 'Iniciada' e 'Pendente' ligadas ao colaborador. A ordenação das atividades, se selecionada a visualização por 'Setor', seguirá o seguinte critério: Setor+Final Previsto+Etapa Atividade+Data Início.

Para "ativar" a visualização das atividades desejadas, clique no botão <Atualizar>. Caso o mesmo não esteja disponível, no momento em que clicar na opção "Padrão", você não possui o direito "Gesman”. Caso o usuário logado não possua um setor cadastrado, será mostrada uma mensagem alertando o usuário.

Técnico + Equipe + Setor: a opção 'Técnico + Equipe + Setor' passa a exibir todas as atividades do técnico independente da Equipe e do Setor vinculados, pois o Técnico poderá realizar uma atividade que não seja do seu Setor ou Equipe. Porém será respeitado a Equipe e Setor quando o técnico da atividade estiver em branco.

Guia Geral

O sistema apresentará como sugestão o contato principal informado no cadastro de empresas. Este campo você poderá editar, conforme sua necessidade, ou seja, caso o contato seja outro, você poderá trocá-lo.

Caso a configuração ‘GE - EM - 2447 - Visibilidade dos dados pessoais nas empresas’ Diferente de ‘Restrita’, será possível visualizar ‘Fone’ e ‘Ramal’, informados no contato.

Botões

Botão Iniciar: clique neste botão para dar início ao atendimento desta atividade. Ao clicar neste botão o sistema atualizará os campos "Data Início" e "Hora Início".

Botão Solução:

Prazo Programado: este campo apresenta o prazo programado informado no cadastro da Ordem de Serviço.

Final Previsto: este campo apresenta o final previsto informado no cadastro da Ordem de Serviço.

Técnico: informa o código do técnico que está responsável pela atividade.

Garantia: este campo estará selecionado se você informou que esta atividade está dentro da garantia prevista.

Causa: este campo estará disponível se o campo "Garantia" estiver selecionado e apresentará a reclamação / causa que a garantia está cobrindo.

Tipo OS: este campo informará a qual tipo de OS esta atividade pertence.

Obs.: qualquer um dos campos acima pode ser alterado, e a alteração refletirá nos campos já cadastrados anteriormente.

Botão Reenviar: ao clicar neste botão o sistema enviará um e-mail para o cliente. O e-mail deve estar cadastrado no cadastro do cliente.

Botão Histórico do Produto:

Botão Finalizar: Utilize este botão para encerrar a sua atividade ou gerar uma nova atividade para conclusão do serviço solicitado.

O modelo da tela pode variar conforme configuração “1503 - Exibir todas as próximas atividades ao finalizar atividade”.

Se a configuração estiver marcada:

Se a configuração estiver desmarcada:

Botão Detalhar: Utilize este botão para visualizar o histórico das atividades deste item de ordem de serviço.

Botão Acompanhamento: utilize este botão para informar situações que necessitam ser registradas. Estes acompanhamentos podem ser emitidos ao cliente através do botão <Reenviar> e caso você deseja enviar a um e-mail específico, utilize o campo "E-mail para".

Botão Orçar: utilize este botão para gerar uma atividade ou material e o seu respectivo orçamento. Apenas o usuário que possuir direito para emissão de orçamentos poderá acessar este botão.

Obs: O campo ‘Faturar’ somente constará marcado quando o mesmo vim da atividade selecionada, no orçamento não será possível marcar esse campo.
Etapa: informe o número da etapa da atividade que será gerada.

Atividade: informe a atividade que será gerada e requer que seja emitido orçamento.

Técnico: informe o código do técnico que estará responsável pela execução da atividade informada.

Setor: caso você não deseje especificar um técnico para execução da atividade, informe neste campo o código do setor que está apto para realizar a execução da mesma.

Final Previsto: informe a data na qual foi prevista a conclusão da atividade.

Quantidade Prevista: informe a quantidade de horas que você prevê que sejam necessárias para execução da atividade.

Situação: selecione a situação inicial para esta atividade. Caso, seja necessário aguardar aprovação do orçamento, selecione "Esperando Resposta".
Ao lado da relação de orçamentos, estão localizados os campos que informam as descrições que foram cadastradas para Atividade, Técnico e Área/Setor.

Prazo: informe o prazo de validade do orçamento que você está gerando.

Suprimir na impressão: marque esse campo se desejar que essa atividade não apareça na impressão do orçamento.

Atividade do orçamento: informe a atividade utilizada para realizar o orçamento.

Quantidade de horas: informe a quantidade em horas que foi utilizada para realizar o orçamento.

Enviar orçamento para: selecione para quem você deseja que seja enviado o orçamento que você está cadastrando. "Cliente", para enviar um e-mail para o cliente que solicitou o orçamento; "Técnico", para enviar um e-mail para o técnico que receberá a primeira atividade deste orçamento.

Enviar cópia para: informe o e-mail para quem você deseja enviar cópia do orçamento.

Regras de Acesso:

Botão Orçamento: visível se Campo Orçamento do Item da OS igual a "Concluído". Habilitado se possui Direito GERENTE GESMAN e situação da atividade igual a "Iniciada".

Campo Situação Orçamento: habilitado se possui Direito GERENTE GESMAN.

Botão Iniciar: habilitado se Situação da Atividade igual a "Pendente".

Botão Finalizar: habilitado se Situação da Atividade igual a "Iniciada" ou se possui Direito GERENTE GESMAN.

Botão Orçar: habilitado se possui Direito GERENTE GESMAN e Campo Orçamento do Item da OS diferente de "Aceito".

Botão Versão: visível se possui o Direito OS ABYZ.