Dicas de uso dos Livros Auxiliares (Diário Auxiliar de Clientes, Diário Auxiliar de Fornecedores, Posição de Clientes, Posição de Fornecedores, Diário Auxiliar Geral e Posição em Aberto Empresa) - Filtros e configurações
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O Objetivo deste conteúdo é fornecer orientações aos usuários CIGAM quanto às melhores práticas para a gestão das informações, principalmente na conciliação das contas de clientes, fornecedores e adiantamentos, fazendo uso no Cigam, dos livros auxiliares e da rotina de conciliação financeiro x contábil. O documento detalha estas práticas, com foco na aplicação do conhecimento adquirido nos mais variados projetos de implementação já experimentados, tendo em vista a necessidade que as empresas têm de proceder com este tipo de conferência em seu dia-a-dia.
Diário Auxiliar de Clientes, Diário Auxiliar de Fornecedores, Posição de Clientes e Posição de Fornecedores
Estes relatórios listam os movimentos que transitam no módulo Gestão Financeira, sejam oriundos do próprio módulo ou criados no módulo financeiro de forma automática por outros módulos do ERP como por exemplo Compras, Faturamento, Contratos, Gestão de serviços entre outros, de acordo com os filtros solicitados em tela quando de sua emissão;
O leiaute dos diários auxiliares, é similar ao do Livro Diário contábil, ordenando e totalizando por dia os lançamentos;
Já no caso dos posições auxiliares, o leiaute é similar ao do livro razão, e é utilizado principalmente para o controle de cada empresa individualmente (sejam clientes ou fornecedores). Mesmo que a conta contábil seja única e não individual.
Quanto aos Filtros, estes 4 relatórios possuem as mesmas opções. PORÉM, são relatórios que foram concebidos em sua origem, para que tivessem 2 propósitos distintos:
O primeiro, a conciliação das contas a que ele se propõe, quando comparamos os lançamentos financeiros que transitam no ERP com os equivalentes movimentos contábeis.
O segundo, é a utilização gerencial apenas, ou seja, quando não iremos comparar com os movimentos contábeis e, neste caso podemos utilizar alguns parâmetros ou filtros que não teríamos no módulo contábil. Sendo assim, a atenção na utilização de cada um dos filtros e ou parâmetros, é essencial para o sucesso desta comparação/conciliação.
O enfoque agora será no propósito de uso, relativo à conciliação de valores em comparação entre os movimentos financeiros gerados pelo ERP e os correspondentes movimentos na contabilidade.
Filtro Geral (Data e Unidade de Negócio) - Estes campos, por tratarem de data e unidade de negócios, são campos de livre escolha, pois o uso dependerá do período e empresas (unidades de negócio) que estarão sendo conciliadas.
Filtros Empresa (Código, CNPJ, Nome e Divisão) e Financeiro (Cobrança, Conta, Fatura, Complemento, Série, Portador e Projeto) - As boas práticas nos remetem a não utilizar estes filtros quando estamos falando de conciliação com a contabilidade. No contábil, não temos estes filtros disponíveis, então ficará difícil equiparar os critérios quanto utilizarmos os mesmos. Devem e podem ser usados quando de uma emissão de relatório para controle gerencial apenas, mas não na conciliação.
Filtro Contábil Cliente e Contábil Fornecedor - Os filtros de conta contábil, são de grande importância e devem ser utilizados sempre. O próprio relatório que estará sendo emitido, já irá limitar o uso de uma ou outras das contas disponíveis.
Filtro Contabilidade - Uma vez que estamos emitindo o relatório com o propósito de conciliação entre os movimentos financeiros e seus equivalentes na contabilidade, obrigatoriamente temos que selecionar este filtro com a opção = 1. Se utilizada alternativa diferente desta, os lançamentos parametrizados para não contabilizar serão listados no relatório financeiro, ou até lançamentos que devem listar serão omitidos no relatório.
Filtros do Grupo Impressão - Estes campos são de livre escolha pois não interferem nos valores a serem apresentados pelo relatório.
Filtros parciais do Grupo Considerar e integrais do Grupo Outros - No caso destes, circulados em amarelo, sugerimos que não sejam utilizados quanto da comparação entre financeiro e contábil, pois não existem filtros similares no módulo contábil. No caso de um gerencial do relatório ok, mas quando de conciliação, as boas práticas pedem que os mesmos não sejam utilizados.
Filtros do Grupo Empresa - Uma vez que estamos usando o relatório com finalidade de conciliação contábil, obrigatoriamente temos que marcar estas duas opções de filtros para tenhamos o mesmo critério utilizado no relatório contábil.
Filtro PIS e COFINS de Aberturas - Esta opção só deve ser marcada, no caso de utilização do PIS e COFINS no faturamento do ramo automotivo. Nas demais, o campo não deve ser selecionado.
Filtro “Liquidações apenas dos títulos abertos na faixa selecionada” - Normalmente as conciliações são sugeridas por nós, em intervalos de data pequenos, para facilitar a conferência. Se a emissão for no máximo de um mês entre a data inicial e a data final, a opção deve ficar desmarcada. Porém em situações excepcionais, no qual deseja emitir um relatório com toda movimentação passada, ao invés do período mensal apenas, neste caso o parâmetro deve ser marcado.
Filtro Adiantamentos - Opções deste campo:
- Não considerar – Devemos optar por esta alternativa quando estivermos conciliando apenas a conta de clientes ou de fornecedores.
- Considerar – Devemos escolher esta alternativa, quando além da conta de clientes ou de fornecedores, estivermos conciliando junto os adiantamentos.
- Somente Adiantamentos – Utilizar esta opção somente quando estivermos conciliando adiantamentos apenas.
Diário auxiliar geral e Posição em aberto de empresas
Estes relatórios são para finalidade similar a dos diários auxiliares e posições de clientes e fornecedores.
No caso do Diário auxiliar geral, ele lista apenas os movimentos do período selecionado, e pode ser alternativa para conciliação dos mesmos.
Já o Posição em aberto de empresas lista as seguintes informações:
Tipo = Cliente: Lançamentos Receber com situação Aberto;
Tipo = Fornecedor: Lançamento Pagar com situação Aberto;
Tipo = Adiantamento Cliente: Lançamento Entrada com situação Vale Adiantamento;
Tipo = Adiantamento Fornecedor: Lançamento Saída com situação Vale Adiantamento;
Até o dia corrente ou a data que for digitada como data final. Este é bastante utilizado nas conciliações e para encaminhamento a auditoria externa.
