WF Atividades

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Uma sequência de atividades forma um Processo. A implantação do Workflow está baseada na correta definição das atividades e na conexão entre elas. A síntese do “motor” do Workflow está na capacidade de abrir pendências para colaboradores no momento em que um processo for iniciado, auxiliar a execução desta tarefa e gerar as novas pendências decorrentes da conclusão desta tarefa, para as pessoas corretas, até que o processo todo tenha sido concluído. Cada atividade aqui cadastrada, pertence a um único processo e possui configurações que definem as suas características e a sua participação no processo. A ordem em que as atividades são cadastradas aqui, não é relevante para o Workflow. O fluxo (“flow”) do trabalho (“work”) necessário para o andamento do processo é definido pela conexão entre as atividades.

Processo: Código do processo que se deseja definir o fluxo de atividades.

Status: Apenas para consulta, indica se as atividades definidas estão corretas de acordo com a lógica mínima necessária para o WorkFlow. Caso não esteja, o sistema indica quais as falhas existentes.

Sequência: Código de posicionamento das atividades dentro do cadastro. Não interfere na lógica do fluxo.

Atividade: Identificação exclusiva desta atividade.

Descrição: Breve descrição da atividade (trabalho) que deverá ser executado. Esta será a descrição do trabalho que constará na lista de pendências do colaborador.

Tipo: O tipo da atividade define qual deverá ser o trabalho a realizar, após a pendência ser gerada para o colaborador. Existem os seguintes Tipos de Atividade:

• Manual: é uma atividade em que o CIGAM WorkFlow não participará ativamente da sua execução. Ele estará apenas informando a pendência, provendo informações (através dos procedimentos) e controlando o andamento do fluxo do processo; porém sem automatizar nenhum trabalho para o colaborador. Serve como lembrete.

• Sistema: Significa que a “execução da tarefa consiste” em executar algum programa. O CIGAM WorkFlow executará este programa, quando o colaborador decidir executar a sua tarefa, de dentro da própria lista de pendências, sem que seja necessário ao colaborador acessar algum outro menu do sistema para realizar o seu trabalho. Esta execução é “síncrona”.

• Externo: Significa que a “execução da tarefa consiste” em executar algum programa externo (não pertencente ao CIGAM). Ex: DOC, XLS, EXE, Mailto:xx@xx, http://www.cigam.com.br

O CIGAM WorkFlow executará este programa, quando o colaborador decidir executar a sua tarefa, de dentro da própria lista de pendências, sem que seja necessário ao colaborador acessar algum outro menu do sistema para realizar o seu trabalho. Esta execução é “síncrona”.

• iBOLT: Significa que a execução da tarefa consiste em iniciar um fluxo, de um projeto iBOLT. O CIGAM WorkFlow iniciará este fluxo, quando o colaborador decidir executar a sua tarefa, porém o fará de uma forma assíncrona e por isso não aguardará pelo término do fluxo iBolt que foi iniciado.

Posição: Indica o posicionamento da atividade dentro do processo. O CIGAM WorkFlow suporta os seguintes posicionamentos:

• Inicio: Indica que a atividade será a primeira a ser gerada pelo sistema após a abertura do processo.

Só pode haver uma atividade de Início por processo. Atividades iniciais possuem rota posterior (para onde ir), mas não possuem rota anterior (de onde vieram).

• Temp/Início: Possui as mesmas características da atividade exceto que indica que este processo não será aberto manualmente, e sim, pelo “agendador” do CIGAM WorkFlow em horários pré-estabelecidos. Um processo não pode possuir ao mesmo tempo atividades “Temporal” e “Inicio”, nem mais de uma atividade “Temporal”. As atividades Temporais são criadas pelo MOTOR desde que chegue o momento e alguém esteja com a Tela de Pendências aberta.

• Fim: Indica que a atividade é o ponto de chegada (final) do processo, ou de uma ramificação do processo.

Podem existir “n” atividades finais para cada processo, e é obrigatório que haja pelo menos uma. De fato, uma atividade final executada não significa que o processo em andamento terminou. O processo só termina quando mais nenhuma atividade (pendência) puder ser gerada para ele.  Atividades finais não possuem rota posterior (para onde ir), mas possuem rota anterior (de onde vieram).

• Meio: Indica que a atividade não é nem ponto de partida, nem ponto de chegada do processo.

É uma etapa intermediária do processo. Podem existir “n” atividades “meio” no processo, porém não é obrigatória a sua existência. Atividades “meios” possuem rota posterior (para onde ir) e rota anterior (de onde vieram).

Papel: Código do papel (grupo) de colaboradores encarregados da execução desta atividade.

Notificar Criação?: Indica se o colaborador para o qual a pendência foi gerada deverá receber um e-mail de notificação sobre a abertura desta nova atividade. Esta configuração tem preferência sobre a que foi definida no papel. (Opções: Cfe. O Papel / Não).

Notificar Finalização?: Indica se o colaborador para o qual a pendência foi gerada deverá receber um e-mail de notificação sobre o encerramento desta nova atividade. Esta configuração tem preferência sobre a que foi definida no papel. (Opções: Cfe. O Papel / Não).

Programa: Relevante apenas quando a atividade é do tipo “sistema”, indica qual o programa que deverá ser chamado no momento da execução desta atividade.

Modo Inicial: Relevante apenas quando a atividade é do tipo “sistema”, indica qual a primeira ação que o CIGAM WorkFlow deverá tomar no programa que for chamado. As opções são:

• Criar: Inserir um novo registro no programa chamado, e passar todas as informações existentes nos “parâmetros de envio” para os campos deste novo registro

• Localizar: Localizar um registro existente, utilizando os parâmetros “chave” de envio como critério de busca.

Parâmetros: Para consulta dos parâmetros associados ao Programa.

Arquivo/Programa: Relevante apenas quando a atividade é do tipo “externa”, indica qual o programa externo ao CIGAM que deverá ser chamado no momento da execução desta atividade. Como será usada a API do sistema operacional para isso, pode ser informado tanto um programa executável (.exe., .bat., etc...) quanto um arquivo que possui sua extensão registrada no shell do sistemaoperacional (.doc, .txt, etc...). Existem ainda duas opções especiais para este caso: se o nome do programa/arquivo iniciar por “http://”, será executado o navegador web padrão do sistema; se o nome iniciar por “mailto:”, será executado o cliente de e-mail padrão do sistema.

Fluxo iBolt:Relevante apenas quando a atividade é do tipo “iBolt”, indica o nome da “trigger” que inicia o fluxo iBolt a ser chamado no momento da execução desta atividade.

Fluxos iBOLT Vinculados:Mesmo quando a atividade não é do tipo iBOLT, é possível executar fluxos de um projeto iBOLT.

Após Executar Esta Tarefa: Indica (opcionalmente) um fluxo de um projeto iBOLT que será executado automaticamente quando esta tarefa for executado, independentemente do seu tipo.

Após Concluir Esta Tarefa: Indica (opcionalmente) um fluxo de um projeto iBOLT que será executado automaticamente quando esta tarefa for concluída, independentemente do seu tipo.

Programação:

Quando a atividade inicial de um processo (ponto de partida) é do tipo “Temporal”, é necessário especificar através desta tela a periodicidade da execução desta tarefa. As opções são “Diário”, “Semanal”, “Quinzenal” e “Mensal”.

Prioridade:

Define a prioridade da pendência gerada para esta atividade, e que será usada para definir a posição e a cor desta atividade na lista de pendências do colaborador. Podem existir “n” prioridades para uma atividade, mas ao menos uma é obrigatória que seja definida.

Ordem: Posição da prioridade, na lista de prioridades da atividade. A pendência é criada “sempre” com a primeira prioridade aqui definida.

Código Prioridade: Código e Descrição da prioridade a ser utilizada.

Dias/Horas de Mudança:Pode ser definida para todas as prioridades da atividade, que “não sejam” a primeira (padrão). Indica que após um tempo definido de dias e horas, a tarefa (pendência) mudará de prioridade caso ainda não tenha sido “concluída”. Mudar a prioridade de uma atividade faz com que ela seja reposicionada na lista de pendências e tenha seu destaque (cor) alterado. Definem-se as prioridades mais baixas (menos urgentes) primeiras, e as mais altas (mais urgentes) depois.

Procedimentos:

Define os procedimentos associados a esta tarefa. Uma atividade pode conter “n” procedimentos. Os procedimentos são utilizados na lista de pendências, para que o colaborador possa conhecer as regras e normas que regem a execução desta atividade.

Rota Anterior:

Apenas Consulta, lista as Atividades que definirão essa atividade como posterior.

Rota Posterior:

Definem quais pendências o WorkFlow deverá gerar após a conclusão desta atividade, e consiste no elo entre as atividades, formando assim o fluxo (flow) dos trabalhos (work) a realizar durante a execução do processo. Quando a atividade é encerrada, uma (ou mais) atividades relacionadas nesta lista serão abertas (geradas).

Descrição da Atividade Posterior: Atividade a ser aberta (pendência a ser gerada).

Ativa: Indica se a programação desta próxima etapa está ou não ativa. Só são geradas pendências de próximas etapas que estejam ativas.

Opção Preferencial: Quando uma atividade é concluída, o usuário pode escolher quais dos próximos passos ele quer que o WorkFlow realmente execute. A lista de próximos passos é montada a partir desta programação. Se a opção preferencial for “Executar”, esta pendência será mostrada na lista, com a opção “Executar = SIM”. Se a opção for “Não Executar”, será mostrado com a opção “Executar = NÃO”. De qualquer modo, o colaborador poderá alterar isso na sua tela de pendências a gerar.

Condições:Quando (e somente quando) a atividade sendo concluída for do tipo “sistema” e possuir “parâmetros de retorno”, é possível especificar-se regras (testes) em relação ao conteúdo destes parâmetros para decidir então se a nova pendência deve ou não ser gerada. A definição de condições não é obrigatória. Quando nenhuma é definida, o WorkFlow assume que a pendência deve ser gerada. É possível especificar-se mais de uma condição. Neste caso, “todas” precisam ser verdadeiras. Se as condições resultarem “verdadeiras”, ou não houver condições, esta etapa estará na lista de próximos passos. Caso contrário, não será gerada a pendência para esta atividade.

A opção ‘Impedir conclusão da atividade se esta condição falhar’ é utilizada quando uma atividade possui mais de um próximo passo, é possível que alguns tenham suas condições resultantes em um valor FALSO. O comportamento padrão do WorkFlow é disponibilizar as atividades que estão “ok” para ser geradas. Porém, se está opção estiver “assinalada”, nenhum dos demais próximos passos poderão ser gerados, caso esta (ou estas) condições resultem em FALSO. O resultado verdadeiro desta condição torna-se um “pré-requisito” para que atividade corrente possa ser encerrada.