PJ - Como Fazer - Apontamentos de Projetos
O apontamento de projeto é a forma mais prática e eficaz para o técnico registrar seus tempos e atividades de projeto.
Índice
- 1 Como acessar os apontamentos de projetos?
- 2 Como é realizado a pesquisa de apontamentos de Projetos?
- 3 Quais são os parâmetros obrigatórios para criação de um apontamento de Projetos?
- 4 Como criar um apontamento de projeto?
- 5 Como registrar a atividade em um apontamento de Projeto?
- 6 Como concluir ou cancelar tarefas da atividade em um apontamento de Projeto?
- 7 Como alterar a atividade de um apontamento de Projeto?
- 8 Como consultar os apontamentos por etapa de projeto?
- 9 Como gerar ordens de serviço de apontamentos de Projetos?
- 10 Como coibir a geração de OS de apontamento de Projeto?
- 11 Como informar a solução da OS nos apontamentos de Projetos?
Como acessar os apontamentos de projetos?
Os apontamentos de projetos estão localizados na guia ‘Apontamentos’ dentro do programa Visões de Projetos. Este programa pode ser acessado via menu CIGAM, utilizando o caminho: BPM > Gestão de Projetos > Movimentos > Visões Gerenciais
Como é realizado a pesquisa de apontamentos de Projetos?
A pesquisa de apontamentos tem seu comportamento baseado no perfil do técnico logado (PMO, Gerente ou técnico de projeto).
Caso o usuário for um PMO de projeto (gerente do escritório de projetos), a pesquisa poderá ser realizada com base em todos os projetos pertencentes ao escritório deste gerente, independente do técnico informado no apontamento.
Caso o usuário for um gerente de projeto, a pesquisa poderá ser realizada com base em todos os projetos em que este técnico seja o gerente de projeto independente do técnico informado no apontamento. Técnicos informados na guia partes interessadas do projeto e assinalados como técnicos, também possuem a visualização de gerente de projeto.
Caso o usuário seja um técnico de projeto, somente poderá consultar os próprios apontamentos.
Importante: Caso o usuário esteja assinalado na configuração ‘PJ - GE - 2608 - Permitir acessar projetos como PMO’, o mesmo terá permissão de consulta para todos os projetos independente do técnico do apontamento.
Quais são os parâmetros obrigatórios para criação de um apontamento de Projetos?
Os apontamentos são utilizados para a realização dos registros de tempos dos técnicos juntos as atividades do projeto. Num segundo momento, estes registros de tempos, serão atualizados nas atividades de OS deste projeto.
Necessariamente o projeto deve estar criado com suas devidas etapas e atividades. Os apontamentos serão permitidos para os técnicos vinculados nas atividades ou para os técnicos que executem os papéis dispostos também nas atividades.
Outro campo obrigatório para a criação de apontamentos são as configurações de OS. Sem estas configurações, não será possível gerar as Ordens de Serviço, de modo que sem as configurações de OS, não é possível nem criar os apontamentos.
Como criar um apontamento de projeto?
A criação de apontamentos de projeto pode ser feita de duas formas: pela Guia Apontamentos ou através da Guia Alocações.
Guia Apontamentos
Para criar um apontamento de projeto, é necessário acessar a interface de apontamentos e clicar sobre o botão “Criar Apontamento”.
Importante: Por mais que seja permitido ao PMO e Gerente de projeto a alteração dos apontamentos dos técnicos. A criação dos apontamentos somente se dará para o usuário do técnico logado no sistema.
Após será apresentado a pesquisa de projeto, já realizando o filtro para os projetos cujo técnico, ou papel vinculado ao técnico, estejam presentes.
Com o projeto selecionado, deve-se selecionar a qual etapa, é desejado realizar o apontamento. Um facilitador para esta seleção é o botão “Primeira Etapa Aberta”, ao clicar neste botão o cursor se posiciona sobre a primeira atividade aberta disponível para o técnico ou papel do técnico logado, como imagem a seguir. Ao selecionar a etapa será criado o apontamento.
Guia Alocações
Através do menu BPM > Gestão de Projetos > Movimentos > Visões Gerenciais na Guia Alocações será possível visualizar a agenda do técnico, onde serão exibidas todas as atividades vinculadas a ele, sendo de Ordem de Serviço, Projeto ou Reservas.
Após visualizar a qual atividade deseja vincular o apontamento, pode-se dar dois cliques sobre ela e então será exibida a tela de Detalhamento da Atividade.
Dessa forma, ao clicar no botão 'Apontamentos' será exibida a tela para criação de um novo apontamento que já ficará vinculado a atividade selecionada do projeto.
Como registrar a atividade em um apontamento de Projeto?
Com o apontamento de projeto criado, para iniciar o registro de horas é necessário clicar no botão iniciar como na imagem a seguir. Ao iniciar o apontamento, é disparado um cronometro, registrando o tempo real de execução desta atividade. Este contador seguirá ativo até o técnico logado iniciar outra atividade, pausar ou concluir esta atividade nesse apontamento.
No caso de necessidade, é possível adicionar tempos ao contador desta atividade através do ícone assinalado. Além dos tempos padrões, ao selecionar a opção ‘informar’ é possível adicionar o tempo manualmente.
Como concluir ou cancelar tarefas da atividade em um apontamento de Projeto?
Com as tarefas já vinculadas a atividade no Cronograma do Projeto, ao acessar a atividade e registrar horas através de apontamentos será exibido o o ícone de tarefas 
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Ao clicar sobre ele tendo as configurações ‘GE - AM - 3159 - Local de Instalação dos Portais Base’ e ‘GE - AM - 3160 - Local de Instalação dos Portais Complementares’ parametrizadas de forma correta conforme o local de acesso aos Portais, será exibida a tela de Tarefas podendo selecionar o ícone de concluir ou cancelar uma tarefa. Assim que não tiverem tarefas pendentes o percentual de conclusão do apontamento será preenchido automaticamente com o valor de 100%.
Como alterar a atividade de um apontamento de Projeto?
Partindo do ponto que a execução do projeto é realizada em um segundo momento após o planejamento, não é difícil de ocorrer alterações entre o previsto e o realizado deste projeto.
Como o apontamento é criado baseado na atividade do cronograma de projeto, ao criar o apontamento, em certos casos, é necessário alterar a atividade deste apontamento. Para a execução deste processo, será avaliado a configuração ‘PJ - GE - 2666 - Permitir alterar atividade de apontamentos de projetos’, somente sendo possível alterar a atividade, caso o usuário esteja vinculado.
Para alterar a atividade de um apontamento é necessário se posicionar sobre a atividade do apontamento e a alterá-la (caso o usuário não conste na configuração, este campo estará desabilitado). Esta alteração pode ser realizada através do recurso zoom (F5) habilitado no campo.
Como consultar os apontamentos por etapa de projeto?
Os apontamentos são os registros de tempos dos técnicos para as atividades de projeto, diversos apontamentos podem ser vinculados a uma única atividade. Durante a execução da atividade, são computados os apontamentos, para em um segundo momento serem atualizados os mesmos em uma ordem de serviço, concluindo a atividade da etapa de projeto.
Os apontamentos que ainda não foram atualizados para ordens de serviço, podem ser consultados via etapa de projeto. Ao acessar o Cronograma de Projetos, e se posicionar sobre a etapa, é possível realizar a consulta ao clicar sobre o botão “Apontamentos”, como na imagem abaixo.
Como gerar ordens de serviço de apontamentos de Projetos?
Conforme visto no tópico Como criar um apontamento de projeto?, para a geração da OS é necessário que os apontamentos de projetos já estejam criados e que a etapa do projeto, ou as etapas superiores possuam configuração de OS.
Ao acessar a guia apontamentos, é possível clicar sobre o botão ‘Gerar OS/Atividade’ para gerar a Ordem de Serviço. Também é possível criar a OS a partir da tela onde são criados os apontamentos.
A OS de apontamentos será gerada com base na configuração de OS, parametrizada no Cronograma de Projeto. Atualizando todos os apontamentos concluídos desta etapa da atividade.
Com a geração, a etapa terá sua OS criada já com a situação encerrada, uma vez que as atividades (apontamentos) já estão concluídos.
Como coibir a geração de OS de apontamento de Projeto?
A permissão ou não da geração de OS de apontamentos é avaliada junto a configuração ‘PJ - GE - 2665 - Permitir gerar OS de apontamentos de projetos ’. Caso essa esteja desmarcada não será possível realizar a geração das Ordens de Serviço.
No caso do técnico logado não possuir a permissão necessária, não será permitido a atualizar os apontamentos já realizados para ordens de serviço.
Como informar a solução da OS nos apontamentos de Projetos?
Os apontamentos concluídos, serão utilizados na geração das Ordens de Serviço. Junto dos apontamentos, é possível informar a solução da OS na guia solução. Cabe ressaltar que a solução será criada para todos os apontamentos de uma atividade da etapa de projeto. Ao gerar a OS de apontamentos, esta solução será levada para a OS.
Também é possível, registrar uma observação para cada apontamento realizado. Ao realizar este apontamento em modo criar (CTRL + I) será sugerido ao usuário se é desejado incluir o texto desta observação junto da solução da OS, caso assinalado sim, a observação será concatenada junto da solução. Esta sugestão somente se dará em modo criar.
