Introdução Gestão de Viagens

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Objetivo e funcionamento

O módulo de Gestão de Viagens do ERP CIGAM é uma ferramenta que permite gerir as demandas de viagens com rapidez e adaptabilidade, planejando e monitorando os gastos com as viagens, conforme a política e os processos definidos na empresa. Administra aprovações de pagamento de diárias e/ou adiantamento financeiro e prestação de contas. Associa despesas ao Controle Orçamentário, histórico das viagens e roteiros padrões de viagem. Seus principais diferenciais são. A capacidade de criação de regras por viagens, diárias, definição de valores limites por despesas e diferentes níveis de liberação, além de estar totalmente integrado como o módulo financeiro para realizar o pagamento ou cobrança de despesas realizadas, juntamente com o módulo de Compras.

Algumas funcionalidades do módulo de Gestão de Viagens incluem:

• Solicitação de Viagem: Os funcionários podem registrar suas solicitações de viagem, incluindo informações como destino, datas, motivo da viagem, transporte necessário e alojamento. Essas solicitações podem passar por um fluxo de aprovação, garantindo que os custos e a viabilidade da viagem sejam revisados antes da confirmação.
• Reserva de Passagens e Hospedagem: O sistema permite a integração com agências de viagens ou fornecedores de serviços de viagem, facilitando a reserva de passagens aéreas, hospedagem e outros serviços relacionados. Isso agiliza o processo e garante que as reservas sejam feitas de acordo com as políticas e orçamentos estabelecidos.
• Controle de Despesas: Os funcionários podem registrar e enviar suas despesas de viagem, como refeições, transporte local e outras despesas relacionadas. O sistema permite a categorização e o controle dessas despesas, facilitando o processo de reembolso posterior.
• Aprovação de Despesas: As despesas enviadas pelos funcionários passam por um fluxo de aprovação, garantindo que as despesas estejam de acordo com as políticas da empresa. Os gestores podem revisar, aprovar ou solicitar ajustes antes do reembolso.
• Relatórios e Análises: O módulo de Gestão de Viagens do ERP CIGAM fornece relatórios e análises sobre as despesas e o desempenho das viagens corporativas. Isso permite uma visão abrangente dos gastos, identificação de tendências e oportunidades de redução de custos.
• Integração com Contabilidade e Financeiro: O módulo de Gestão de Viagens pode ser integrado com outros módulos do ERP CIGAM, como Contabilidade e Financeiro, para facilitar o registro contábil das despesas de viagem e a integração com o processo de pagamento e reembolso.

O módulo de Gestão de Viagens do ERP CIGAM oferece uma solução completa e integrada para o planejamento, controle e gestão eficiente das viagens corporativas. Ele simplifica os processos, controla as despesas e fornece informações valiosas para auxiliar no gerenciamento estratégico das viagens e no controle dos gastos relacionados.

Procedimento e Implantação

Para uso efetivo dos recursos e funcionalidades deste módulo, é importante que você tenha estes cadastros já organizados:

• Cadastro de Empresas, onde devem ser cadastrados, os funcionários, as agências de viagens, os hotéis, as locadoras de veículos e aeroportos;
• Cadastro de Organograma, com todos os setores e cargos da empresa;
• Cadastro de Municípios;
• Cadastro de Países;
• Cadastro de Região de Mercado;