Introdução Gestão Financeira

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Objetivo e Funcionamento

Proporciona o gerenciamento financeiro da empresa por meio de visões financeiras, contábeis e gerenciais, através do controle e acompanhamento das receitas e despesas e da análise da disponibilidade financeira, através de Fluxos.
Possibilita uma operacionalização automatizada do processo financeiro, agilizando as decisões do dia-a-dia, além de fornecer informações gerenciais que auxiliam à tomada de decisão. Controla contas correntes e caixa, contas a pagar e a receber, emite relatórios em quaisquer moedas, bloquetos bancários, emissão de cheques e liquidação dos títulos individuais ou em lote, parciais ou totais, controle de comissões multinível, geração de arquivos padrão CNAB de cobrança, pagamento e retorno, que é enviado e recebido dos bancos via modem, agilizando e automatizando o processo de contas a pagar e a receber.
Permite obter informações tais como: receitas e despesas por contas financeiras, contábeis e gerenciais, comparação dos últimos 12 meses, avaliação de custos indiretos da empresa, variação no faturamento e pagamentos, previsão de despesas e fluxo sintético de movimentação financeira diária.
Além dos relatórios normais de cadastro o sistema emite listagem de Contas a Pagar e a Receber, Efetivações, Extrato de Bancos, Saldo Diário de Bancos, Movimento de Caixa, Faturamento, Posições Financeiras e Diário Auxiliar de Clientes e Fornecedores, Comissões e controle de saldos de comissões por faturamento e recebimento, Síntese e Fluxo Financeiro e Gerencial, Registro de Duplicatas, Controle de Comissões, entre outros. O sistema integra-se ao módulo Contábil, permitindo também exportar arquivo para ser lido por outros sistemas de Contabilidade, inclusive rateios gerenciais. Também é possível a emissão de cheques e recibos com liquidação automática no Contas a Pagar, exportação de clientes em atraso para ser aproveitado por editores de textos para emissão de cartas de cobrança ou envio de fax.

Procedimentos para Implantação

Antes de iniciar o uso do módulo Gestão Financeira, é importante que você tenha previamente definida a estrutura do seu plano de contas. Esta estrutura depende diretamente das necessidades gerenciais de sua empresa, pois ela deverá conter as sínteses de suas operações de receitas e despesas. Caso você ainda não possua um plano de contas definido, juntamente com a instalação do CIGAM, foi instalada uma base de demonstração e treinamento chamada TESTE, onde você pode esclarecer inúmeras dúvidas a respeito da estrutura de um plano de contas. Caso você não deseje controlar contas, ou pelo menos não no momento, você precisa ao menos cadastrar uma conta em ‘branco’.
Em primeiro lugar é necessário decidir se a empresa pretende fazer integração com a contabilidade. O CIGAM permite também a integração contábil com outros sistemas, através de exportação de dados.
O CIGAM possui dois métodos diferentes de utilização de contas e rateios: Rateio Gerencial e Contábil. Você determina qual o método a utilizar na configuração deste módulo.
O primeiro método (Rateio Gerencial) consiste de que a partir de cada lançamento financeiro se defina apenas uma conta financeira e uma ou mais contas gerenciais relacionadas (rateios). Obs.: Aconselha-se a não utilizar este método caso você pretenda fazer integração com a contabilidade.

Método Rateio Gerencial

O segundo método (Rateio Contábil), ideal para usuários com integração com a contabilidade, consiste de que a partir de um lançamento financeiro se defina uma conta financeira e uma ou mais contas contábeis (definidos no plano contábil), que por sua vez podem ter um ou mais rateios de contas gerenciais. Diferencia-se do primeiro método, principalmente por tratar diretamente com o plano de contas contábil. É possível associar uma conta financeira a um reduzido contábil, bastando para isto informar o reduzido contábil e optar pelo rateio (coluna rateio do cadastro de contas financeiras).

Esclarecimentos sobre a organização das Contas Gerenciais e Contábeis

Normalmente, as Contas Gerenciais são meramente um grupo de contas separado do Plano Contábil, mas o Cigam permite que sejam criadas numa tabela separada ou ambas na mesma tabela.

Grupo Contas Gerenciais

O diagrama acima apresenta os Nomes Lógicos GFCONTABIL e GFGERENCIAL que relacionam os mesmos ao arquivo e os nomes dos arquivos físicos que conterão os dados referentes às contas. No caso, o sistema poderá utilizar para cada conta um arquivo ou utilizar um mesmo arquivo (SAECPCC) que abrangerá as duas contas.

Indexação e Desindexação (Simples e Dupla Conversão)

Ao se deparar com um campo "Dupla Conversão" em uma tela dos seguintes relatórios / rotinas:

• Cópia de Cheques com Vistos

• Contas a Pagar

• Contas a Pagar/Fornecedor

• Contas a Receber

• Abertos por Cliente

• Diferencial de Juros

• Inversão Gerencial

Cálculo do Sistema Simples:

Simples Conversão

Exemplos de Indexação e Desindexação

Indexação_Desindexação

Como configurar sua máquina para impressão de Cheques

Eis os passos que você deve seguir para configurar sua máquina para impressão de cheques em uma impressora de cheques em rede:

1) No prompt do DOS (CMD ou Command na linha de comando), capturar a printer com o comando NET USE LPT1:\\COMPUTADOR\IMPRESSORA / persistent:yes

2) Configurar a porta LTP1 de sua máquina apontando para a porta COM2 (pelo Painel de controle do Windows)

3) No arquivo autoexec.bat, inclua as seguintes linhas de comandos: MODE LPT1:=COM2 MODE COM2:9600,N,8,2,P Obs.: caso você tenha Windows XP, crie em ambiente DOS (via edit do DOS) um arquivo chamado Impressora.bat e na pasta Inicializar (ambiente Windows) inclua este arquivo na relação de programas a serem executados na inicialização.

4) Para impressão dos cheques, as empresas para as quais você imprimirá os cheques, não devem possuir acentos ou cedilhas, nos campos Nome e Cidade no cadastro destas empresas.

5) O Nome lógico IMPRESSORA1, deve conter a informação: >LPT1:

Saldo Inicial do Portador

O sistema permite duas formas para o controle do saldo inicial mensal do portador. Você deverá escolher uma delas para que os saldos sejam calculados corretamente:

1 - Automático: é o controle mais indicado, basta definir no cadastro de portadores disponível em Finanças – Gestão Financeira – Parâmetros, a data inicial, que será utilizada como base para o cálculo automático do saldo. Mais informações verificar o cadastro de portadores.

2 - Manual: antes da primeira movimentação do mês, executar a rotina disponível em Finanças – Gestão Financeira – Rotinas – Operacionais – Transporte Saldo Anterior. Importante: se você já utiliza a opção manual, poderá passar para a automática, para isto, basta informar a data inicial no portador.

Pré-Requisitos

Da mesma forma que o Plano de Contas, existe outros cadastros que devem ter previamente alguma consistência para o completo e perfeito controle de todas as operações neste módulo.

Tenha como base a seguinte seqüência de operações para garantir pleno sucesso na utilização deste módulo.

• Contas
• Plano de Contas Contábil (se utilizar integração contábil)
• Plano de Contas Gerencial (se utilizar integração contábil)
• Históricos
• Índices
• Projetos
• Portador (Bancos)
• Tipo de Pagamento
• Rateios Padrões
• Empresas (no módulo Cadastros Gerais)
• Cadastro FEBRABAN

Estrutura de Plano de Contas Financeiro

O Plano de Contas Financeiro é opcional, permite uma visão simplificada das Receitas e Despesas, através do Fluxo de Caixa e Sínteses Financeiras. Deve ser utilizado quando for necessário um tratamento diferenciado para sintetizar contas que normalmente pertencem ao Plano Contábil.

A proposta principal do plano financeiro é permitir o acompanhamento sintético da situação financeira da empresa no que se refere às receitas e despesas. Por isto ele tem estrutura de dados independente das contábeis.

Podemos dizer que houve um espelhamento parcial do plano contábil, suas contas de receitas e despesas, para o financeiro, flexibilizando sua utilização.

A arquitetura do Cigam não prevê rateios para o plano financeiro, é necessário que seja absolutamente sintético, pois não faz sentido ao gestor tratar um fluxo de caixa com um plano de contas de mais de uma folha. Além disto, é necessário que seja apenas uma conta para facilitar pesquisas rápidas e filtros no sistema, quando se trata de outra tabela de rateios qualquer pesquisa tem seu desempenho drasticamente reduzido. É praxe nas despesas fazer referência simples a uma conta genérica ‘Fornecedores’.

O Plano de Contas Financeiro possui três níveis de totalização. A conta deve ter um código hierárquico, um nome (descrição) e deve ser caracterizada por um tipo, que pode ser:

• T = conta totalizadora geral (Título)
• S = conta sub-totalizadora (Sub-título)
• A = conta analítica (que recebem os lançamentos)

Pode-se utilizar um plano adicional mais detalhado para fins de rateio, chamado de Conta Gerencial; se este for o caso, cada conta que utilizar rateio deve ter o campo Rateio preenchido com Sim. Se também for utilizado um Plano Contábil, então o rateio gerencial será subordinado à conta contábil e não à conta financeira.

Caso opte por informar na coluna “Contábil”, o reduzido contábil da conta contábil referente a esta conta financeira e optar por SIM na coluna “Rateio”, ao gerar os rateios no lançamento o sistema já apresentará este reduzido contábil para o rateio com 100% para o rateio.

Conta Financeira