Gestão de Estoque: o que é e qual a importância para a sua empresa?

A gestão de estoque é uma das áreas cruciais para o sucesso de qualquer empresa. Com o aumento da competitividade e a evolução dos mercados, empresas de todos os setores buscam otimizar seus processos para garantir maior eficiência operacional. A gestão de estoque desempenha um papel vital nesse contexto, pois um estoque bem administrado reflete diretamente na capacidade da empresa de atender à demanda dos clientes e manter custos controlados. 

A tecnologia transformou a maneira como os estoques são gerenciados, permitindo maior controle, automação e integração com outras áreas, como compras e vendas. Um bom software de gestão de estoque é capaz de oferecer visibilidade em tempo real, reduzir erros e otimizar recursos, permitindo que a empresa responda rapidamente às variações de demanda.  

Pensando neste contexto, no artigo, iremos explorar o conceito, a importância e os principais métodos do gerenciamento de estoque. 

Gestão de estoque é o processo de monitoramento, controle e organização dos produtos armazenados. Responsável por abastecer os negócios em pontos de vendas, lojas online e outros canais de distribuição, garantindo que uma empresa mantenha o equilíbrio entre ter itens suficientes para atender a demanda e não acumular produtos em excesso. A gestão de estoque, segundo Ballou (2007), abrange o planejamento, a organização e o controle de todas as atividades relacionadas à aquisição, armazenagem, movimentação e manutenção de itens em estoque, visando atender aos objetivos da organização. 

Para isso, utilizam-se técnicas com o objetivo de otimizar a conservação e o fluxo dos itens nos armazéns e centros de distribuição, mantendo um bom giro de estoque, priorizando os produtos de maior demanda e organizando-os de forma a evitar que fiquem parados, se deteriorem ou sejam perdidos. 

Isso envolve controlar a quantidade de itens em estoque, registrar as movimentações de entrada e saída, detectar e minimizar perdas, além de identificar a necessidade de reabastecimento. 

O objetivo é otimizar o fluxo de mercadorias, garantindo que os produtos certos estejam disponíveis no momento certo e nas quantidades adequadas, minimizando desperdícios e custos. 

Uma gestão eficiente de estoque é crucial para assegurar que a empresa disponha dos produtos adequados no momento oportuno, evitando tanto a escassez quanto o acúmulo de mercadorias, fatores que podem afetar as finanças e a satisfação dos clientes. 

A administração dos estoques envolve várias atividades, desde o controle de entrada e saída de produtos até a previsão de demanda e a reposição de itens, dependendo diretamente do modelo de gestão adotado pela empresa. 

De maneira geral, o estoque funciona como um local temporário para armazenar mercadorias, com a finalidade de vender esses itens no menor tempo possível. Isso cria espaço para novos produtos, melhorando o fluxo de mercadorias na empresa. 

Caso os produtos não sejam vendidos rapidamente, a empresa precisará desenvolver estratégias para acelerar as vendas, como promoções ou ofertas especiais. Em situações extremas, pode ser necessário descartar os itens para liberar espaço.  

A gestão de estoque, nesse sentido, auxilia na tomada de decisões importantes, como, o preço de compra e venda, o momento ideal para reabastecer, quando iniciar a produção ou a venda de determinado produto, e a quantidade adequada de insumos a ser adquirida. 

Embora muitas pequenas empresas ainda utilizem planilhas, como o Excel, para controlar o estoque, a adoção de sistemas de gestão tem se tornado cada vez mais comum, especialmente em negócios de médio e grande porte. Esse movimento foi intensificado pelo cenário pós-pandemia, que acelerou significativamente o crescimento do comércio eletrônico. Muitas empresas que antes operavam exclusivamente no modelo B2B (business-to-business), passaram a adotar também o modelo B2C (business-to-consumer), necessitando de uma gestão de estoques mais eficiente e integrada para atender às novas demandas do consumidor final, como rapidez na entrega, precisão na disponibilidade de produtos e flexibilidade nos canais de venda.

 
O ERP, um software de gestão empresarial, é altamente recomendado, pois permite que toda a operação de estoque seja gerida em uma única plataforma integrada. Funções como controle por código de barras, rastreamento de lotes e integração com outros setores são fundamentais para uma gestão eficiente, facilitando o controle e a tomada de decisões estratégicas. 

Manter um controle de estoque ideal para a atividade operacional da empresa é a base de qualquer negócio bem-sucedido.

Uma gestão de estoque eficaz garante que os produtos estejam sempre disponíveis para atender às necessidades do cliente, ao mesmo tempo em que evita custos desnecessários com armazenagem de excesso de mercadorias.  

A falta de produtos disponíveis para venda aumenta os níveis de falha nas prateleiras, vitrines e gôndolas das empresas. O ponto da falha, ocorre quando um produto se esgota no estoque e não está disponível para o consumidor, prejudicando a experiência de compra e gerando perdas financeiras para o negócio. 

Esse cenário pode também levar à interrupção da produção de novos itens, até que o estoque seja completamente esvaziado. Isso pode ocorrer por meio de: 

• Liquidações;
• Promoções ou queimas de estoque com preços reduzidos;
• Vencimento de produtos perecíveis que se tornam impróprios para venda;
• Descartes de itens obsoletos. 

Isso é particularmente importante em setores com alta rotatividade de produtos ou onde a previsão de demanda é complexa. No setor da moda, por exemplo, produtos podem se desatualizar rapidamente de acordo com cada estação ou tendência. 

Nesse contexto, uma gestão de estoque ineficaz pode causar diversos problemas, mas práticas eficientes de armazenamento e controle podem trazer grandes benefícios, como satisfazer com eficácia as necessidades da produção, otimizar o processo de compra e disponibilizar informações para métricas. 

Os principais métodos utilizados para a gestão de estoque, quando suportados por softwares, tornam-se ainda mais eficientes: 

Mais importante do que focar apenas no aumento de métricas, uma gestão de estoque eficaz começa com seus fundamentos. Isso significa adotar boas práticas que promovam um fluxo adequado no funcionamento da empresa. 

Dessa forma, todos os departamentos podem operar de maneira equilibrada, evitando ser pegos de surpresa por picos de demanda ou momentos de baixa atividade. 

A gestão de estoque bem-sucedida se apoia em fundamentos sólidos, que podem ser amplamente aprimorados com o uso de um software de gestão: 

• Planejamento de demanda: Prever com precisão a demanda é essencial para evitar tanto falta quanto excesso de produtos.
• Automatização do controle de entrada e saída: A utilização de tecnologia para rastrear as movimentações de produtos dentro do estoque minimiza erros humanos.
• Classificação ABC: Um sistema de gestão permite classificar os itens por valor e importância, priorizando o controle dos produtos mais valiosos.
• Níveis de estoque mínimo e máximo: Definir limites claros e usar painéis demonstrar e garantir o abastecimento eficiente.
• Análise contínua da rotatividade: Avaliar a velocidade de venda de produtos com dados gerados em tempo real, ajustando estratégias de reposição. 

Algumas práticas e métodos podem impactar negativamente a gestão eficiente de estoques. A seguir, veja alguns erros que você deve evitar:  

• Subutilização do sistema: Investir em um software e não explorar todas as suas funcionalidades, como relatórios e previsões, pode reduzir sua eficácia.
• Gestão manual paralela: Manter controles paralelos em planilhas ou sistemas manuais pode criar dados conflitantes e erros.
• Falta de integração entre departamentos: Um erro comum é não integrar o software de estoque com setores como vendas, compras e produção, prejudicando o fluxo de informações. 

Para garantir uma boa gestão de estoque, é importante: 

• Implementar um ERP Inteligente: Ele oferece recursos avançados de controle e automação, facilitando a administração diária do estoque.
• Integrar os departamentos: O sistema deve permitir a comunicação entre setores como vendas, produção e compras, garantindo que as decisões sejam baseadas em informações precisas.
• Treinamento de equipe: A equipe deve ser treinada para usar todas as funcionalidades do software, maximizando seu potencial.
• Mapeamento de processos: Antes de qualquer ação, a primeira prática essencial para uma gestão de estoque eficiente é o mapeamento de processos. Esse entendimento permitirá que você compreenda o fluxo atual e facilite o redesenho de um novo processo.  
• Realizar inventários: O software permite a realização de contagens periódicas (balanço) sem interromper o fluxo operacional.
• Análise e ajustes contínuos: Utilizar os dados gerados pelo sistema para ajustar constantemente os níveis de estoque, métodos de reposição e previsão de demanda.
• Padronização: Em um setor tão organizado como o de estoque, a padronização pode ser a chave para apoiar sua empresa em situações críticas, além de fornecer uma base sólida para estabelecer uma cultura de excelência nas entregas.
• Proximidade com os fornecedores: A melhoria de processos internos também abrange o relacionamento com os fornecedores, que fazem parte da cadeia de suprimentos; eles devem ser qualificados para este propósito, ou seja, uma gestão de estoque eficiente também depende da disposição dos parceiros comerciais em atender às necessidades da sua empresa. Essa flexibilidade permite ajustes no planejamento e garante que sua empresa continue a entregar com qualidade, mantendo a satisfação dos clientes. 

Uma gestão eficiente de estoque possibilita que as empresas atendam aos pedidos com precisão e agilidade, o que garante a satisfação do cliente. Além disso, ajuda a reduzir custos operacionais e otimizar o fluxo de caixa, resultando em maior lucratividade para o negócio. 

Controle de despesas: Manter estoques gera despesas com armazenamento, mão de obra e transporte, o que pode consumir recursos valiosos. A gestão de estoque eficiente permite que as empresas mantenham a quantidade ideal de produtos, evitando excessos ou escassez, sem prejudicar a produção ou entrega. 

Otimização do fluxo de caixa: Uma gestão eficaz favorece o rápido giro de estoque, que reflete a eficiência com que os produtos são vendidos e transformados em receita. Esse fluxo constante de caixa é crucial para a liquidez, flexibilidade e estabilidade financeira da empresa. 

Satisfação do cliente: A falta de estoque ou atrasos nas entregas podem prejudicar a relação com os clientes. Uma gestão cuidadosa dos níveis de estoque garante que os pedidos sejam atendidos prontamente, aumentando a fidelização, a satisfação e atraindo novos compradores. 

Entrega eficiente e pontual: Ter uma visão em tempo real dos níveis e da localização do estoque permite que as empresas ajustem melhor seus cronogramas de produção e o processamento de pedidos. Por exemplo, em caso de atrasos no transporte, é possível realocar o estoque entre centros de distribuição para atender à demanda mais alta em determinados locais. 

Eficiência produtiva: Monitorar os níveis de estoque permite que prever faltas de matérias-primas ou componentes, transferindo a produção para outros itens ou ajustando recursos para garantir uma produção contínua e eficiente. 

Vantagem competitiva: Todos os benefícios do gerenciamento de estoque se somam para proporcionar uma vantagem competitiva. A eficiência no controle de custos, na qualidade e no atendimento ajuda a fortalecer a posição da empresa no mercado, permitindo superar concorrentes com preços e prazos mais competitivos. 

Redução de desperdícios: Para empresas que lidam com produtos perecíveis, a gestão eficaz garante que a maior parte das matérias-primas seja transformada em produtos, evitando perdas. Além disso, ajuda a evitar a obsolescência de produtos que podem ficar desatualizados ou inviáveis para venda e ou aplicação na produção. 

Relações com fornecedores: Uma gestão de estoque bem estruturada permite que a empresa forneça previsões mais precisas para seus fornecedores, facilitando o planejamento de produção desses parceiros. Pedidos consistentes e previsíveis promovem a confiança mútua e fortalecem as relações comerciais. 

Tomada de decisões estratégicas: A análise detalhada de níveis de estoque, ineficiências e tendências permite previsões mais acertadas sobre o que deve ser produzido e armazenado. Isso otimiza o uso de recursos, reduz desperdícios, diminui custos e mantém um bom relacionamento com os clientes. 

O sistema de gestão de estoque da CIGAM, presente no módulo gestão de materiais, é uma solução completa e integrada, ideal para empresas que desejam automatizar e otimizar seus processos de controle de mercadorias, produtos e insumos.  

Com funcionalidades como controle de lotes e validade, integrados às principais metodologias de valorização de estoques aceitas contabilmente, análise de rotatividade, controle de custos e integração com compras e vendas, o software proporciona maior precisão e eficiência em todas as etapas do processo.  

Combinado com sistemas de planejamento da cadeia de suprimentos, o ERP inteligente da CIGAM otimiza o estoque, elimina suposições e facilita a produção dentro do cronograma, melhorando o fluxo de caixa operacional. 

O software também permite personalizações de acordo com as necessidades de cada cliente, oferecendo painéis interativos, relatórios detalhados e IA integrada, que suportam a tomada de decisões assertivas, antecipando interrupções e auxiliando no planejamento de compras e vendas para os próximos meses e anos.  

Flexível e escalável, o sistema CIGAM acompanha o crescimento do negócio, mantendo a saúde das vendas e a satisfação do cliente em qualquer fase de expansão.